Minden számlázó program esetében kötelező a NAV Online Számla adatszolgáltatás, melyhez a felhasználónak előzetesen regisztrálni kell a https://onlineszamla.nav.gov.hu/ felületen. A számlákról történő kötelező online adatszolgáltatáshoz Internet kapcsolatra van szükség. Internet kapcsolat hiányában a számláról az adatszolgáltatás a következő indításkor történik meg, amikor helyreáll a kapcsolat.
Fontos tudni, hogy az adatszolgáltatás kizárólag a kiállított számlákra és azok adattartalmára terjed ki. A programban lévő egyéb adatok, mint a raktárkészlet információ, vagy a partnerlista nem kerülnek a NAV részére átadásra.
További információk
Az adatszolgáltatással kapcsolatos további információkat a következő weboldalon tekintheti meg:
https://www.axel-szamlazo-program.hu/nav
Részletes leírást a szükséges NAV kódok generálásához az alábbi weboldalra kattintva olvashat: https://www.axel-szamlazo-program.hu/navbeallitas
A kimenő és bejövő számlákat és az adatszolgáltatást ellenőrizheti az alábbi linkeken:
https://onlineszamla.nav.gov.hu (a NAV hivatalos, ingyenes online felülete)
https://www.holaszamla.hu (a számlázó programtól különálló díjköteles felhő alapú szolgáltatás)
Amennyiben az adatszolgáltatással kapcsolatos kivizsgálást szeretne kérni, úgy a NAV munkatársai a konkrét ügyben különböző csatornákon tudnak segíteni a számla sorszáma és az adatszolgáltatási tranzakciós azonosító alapján, amelyet a NAV felületén tud megtekinteni.
Kódok beállítása
Az adatszolgáltatáshoz első alkalommal meg kell adnia a szükséges adatokat a Beállítások főmenüben a Cégadatok gombra kattintva a NAV adatszolgáltatás fül alatt, ha szoftverünkkel számlázni is szeretne. Erre nincs szükség, ha például csak készlet nyilvántartásra használja a programot.
A NAV-tól kapott alábbi kódokat szükséges megadni:
Felhasználónév: A technikai felhasználó felhasználóneve.
Jelszó: A technikai felhasználóhoz tartozó jelszó.
XML aláírókulcs: A technikai felhasználóhoz tartozó XML aláírókulcs.
XML cserekulcs: A technikai felhasználóhoz tartozó XML cserekulcs.
Egyéb adatok:
Kibocsátó törzsszám: A számla kibocsátó (eladó) adószámának első 8 számjegye.
Kibocsátó cégnév: A számla kibocsátójának (eladó) hivatalos cégneve.
Kibocsátó cím: A számla kibocsátójának (eladó) hivatalos székhely címe az alábbi formátumban:
"1234 Budapest, Ismeretlen u. 123."
A kódokkal cégünk nem rendelkezik, így amennyiben ezeket nem ismeri, úgy a fenti linkeken található leírás szerint, vagy könyvelőjénél tud tájékoztatást kapni.
A szabályozás azonnali adattovábbítást követel meg, mindezt emberi beavatkozás nélkül, tehát a felhasználónak az első beállítást követően további teendője nincs ezzel kapcsolatban. Fontos azonban, hogy a NAV kódok megfelelőek legyenek, valamint, hogy a legfrissebb program verzióval rendelkezzen a felhasználó.
Amennyiben valamilyen okból kifolyólag a NAV felületén Ön, vagy könyvelője a kódokat megváltoztatja, úgy az új kódokat a számlázó programban haladéktalanul át kell vezetni, hogy a számlákról történő adatszolgáltatás meg tudjon történni.
Ha a NAV kódokat hibásan adja meg, vagy azok érvénytelenné válnak, akkor az online számla adatszolgáltatás nem tud megtörténni.
Sorszámok
Nyomtatvány a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásához és tájékoztató a kiosztott sorszámtartományokról a Beállítások\ Cégadatok \ Sorszámok menüpontban elérhető.
XML Adatszolgáltatás Letöltése
Szoftverünk az adatszolgáltatást a hatályos jogszabályok szerint automatikusan végzi, a NAV részére beküldött XML fájl a programból nem elérhető. Egyik lehetőség, ha a NAV felülete támogatja, akkor a https://onlineszamla.nav.gov.hu oldalon bejelentkezve esetleg elérhető lehet a konkrét XML dokumentum.
Másik lehetőség, hogy egy külső szoftver segítségével, akár az általunk forgalmazott HolaSzámla app (https://www.holaszamla.hu) segítségével tölti le az XML fájlt.
A HolaSzámla 60 napig ingyenesen használható és elérhető a kimenő és bejövő számlák teljes XML dokumentuma, ha a számlák táblázatában az XML Letöltés menüpontot választja. A funkció segítségével tömegesen nem, de egyenként letölthető az adott számlához tartozó XML.
A régi formátumú NAV adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkcióval létrehozhat a számlák alapján XML dokumentumot. Az adatexport elvégzéséhez az Eddigi számlák gomb megnyomása után az Exportálás gombra kattintva megjelenő menüben a Mentés számítógépre menüpont után a NAV felé, majd az Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás menüpontot kell választani.
A NAV rendszeréből a program adatbázisába nem tölthetőek át adatok.
NAV Adatszolgáltatás Üzenetek
A számlákról történő kötelező adatszolgáltatás során a NAV rendszere különböző üzeneteket jeleníthet meg egy-egy számlára vonatkozóan, amelyek tájékoztatást nyújtanak az adatszolgáltatásról, az esetleges technikai vagy addattartalmi hibákról, illetve az olyan esetekről is, amikor a számla megfelelően lett kiállítva, de a NAV erről nem tud pontosan meggyőződni.
Az egyes lehetséges üzenetek jelentéseit és leírását az alábbi címen találja: www.holaszamla.hu/NAV-hibak
Szoftverünk mindig arról szolgáltat adat, ami a számlán szerepel, így esetleges probléma esetén érdemes ellenőrizni, hogy a számlát a jogszabályokban előírt megfelelő tartalommal és módon állította-e ki. A szoftver a szállítólevelekről, a díjbekérőkről és az eladás ügyletről - mivel ezek nem számlák - nem szolgáltat automatikusan adatot a NAV felé.
Szoftverünkben az adatszolgáltatásokat az Eddigiek főmenüben az Eddigi számlák gombon kattintva az Exportálás menüben a NAV online adatszolgáltatás lekérdezése menüpontot választva kérdezheti le. Itt csak lekérdezésre van lehetőség és az adatszolgáltatások állapotának megtekintésére, az adatszolgáltatás megismétlése a “NAV online adatszolgáltatás lekérdezése” menüpontban nem lehetséges. Adatszolgáltatás pótlása vagy a NAV felületén lehetséges az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon, vagy pedig hiba esetén a későbbiekben részletezett F9-es billentyű használható bizonyos esetekben.
INFO: Az adatszolgáltatás megtörtént, a NAV szerint is helyes módon, azonban egy tájékoztató üzenetet ad a NAV, amelyben az adatszolgáltatással kapcsolatban további információt nyújt.
WARN: Az adatszolgáltatás megtörtént, a NAV befogadta a számlát, de valami olyan adattartalmi jelenség áll fenn, amely miatt a számla esetleg nem teljesen megfelelő. Ezen üzenetek nem jelentik azt, hogy biztosan gond van a számlával, mivel az üzenet csak egy figyelmeztetés.
ERROR: Az adatszolgáltatás megtörtént ugyan, de a NAV visszautasította azt, mivel olyan tartalmi vagy technikai jelenség áll fenn, amely a feldolgozást megakadályozza.
Rendszerünk számla kiállításkor azonnal, automatikusan megkísérli a számláról az adatszolgáltatást. Amennyiben a NAV rendszerében ideiglenes kimaradás tapasztalható, akkor a háttérben automatikusan meg fog történni az adatszolgáltatás egy későbbi időpontban, amikor a NAV rendszere helyreáll. A NAV egyes esetekben az üzemszünetekről tájékoztatást nyújt weboldalain, de a tapasztalat az, hogy ezt nem mindig teszi meg. Adatszolgáltatással kapcsolatos probléma esetén kérjük ellenőrizze, hogy a NAV rendszerei megfelelően működnek-e a NAV tájékoztató weboldalain és a www.vanenav.hu oldal segítségével.
Hibaüzenet esetén, ha a NAV felé történő adatszolgáltatás nem történt meg, vagy nem megfelelően, erről szoftverünk külön értesítést nem küld, de megjeleníti a NAV online adatszolgáltatás lekérdezése ablakban. Ilyen esetben az adatszolgáltatást haladéktalanul pótolni kell, meg kell ismételni a műveletet a helyes beállításokkal, helyes tartalommal. A számláról történő manuális adatszolgáltatás elvégezhető a NAV online számla felületén (https://onlineszamla.nav.gov.hu/) a Számlaadat-rögzítés menüpontban. Ha pedig az adatszolgáltatás már megtörtént, de hibás (a számlával nem egyező) adatokkal, akkor a technikai érvénytelenítésre van lehetőség. Azokban az esetekben, amikor nem csak az adatszolgáltatás, hanem a számla is tartalmilag hibás, és emiatt ír hibaüzenetet a NAV, akkor sztornózás és új számla kiállítása válhat szükségessé.
- "Beküldve és helyes."
A leggyakoribb üzenet. Jelentése, hogy a számláról történő adatszolgáltatás rendben megtörtént, a NAV befogadta az adatszolgáltatást és a számla feldolgozása után a visszakérdezés és ellenőrzés is megtörtént és rendszereink és a NAV rendszerei semmilyen hibát vagy problémát nem találtak.
- “Feldolgozás alatt”, “Beküldés előtt...”, “Beküldés…”
Ha a NAV online adatszolgáltatás lekérdezése résznél a számla mellett a fentiek valamelyikét látja, akkor az arra utal, hogy az adott számla kezelését és beküldését rendszerünk megkezdte, azonban a NAV felé a tényleges beküldés még nem történt meg. A beküldés várhatóan néhány percen belül megtörténik, amennyiben a NAV rendszerei megfelelően működnek. Ha üzemzavar van a NAV rendszereiben, akkor a helyreállás után automatikusan beküldésre kerülnek a számlák.
- “NAV-hoz beküldve”, “NAV válaszára várva”, “NAV-hoz megérkezett”, “NAV feldolgozás”, “NAV által mentve”
Ha a NAV online adatszolgáltatás lekérdezése résznél a számla mellett a fentiek valamelyikét látja, akkor az azt jelenti, hogy a NAV felé az adatszolgáltatás már megtörtént, azonban a NAV szerverei még nem adtak vissza nyugtázó választ erre vonatkozóan. A NAV részéről a visszaigazolás várhatóan néhány percen belül megtörténik, amennyiben a NAV rendszerei megfelelően működnek. Ha üzemzavar, vagy lassulás van a NAV rendszereiben, akkor a helyreállás után automatikusan megtörténik a visszaigazolás egy később időpontban.
- “Beküldve, de lekérdezéskor hiba (…)”
Az üzenet szerint a NAV számla adatszolgáltatás rendben megtörtént amelyet a NAV vissza is igazolt, azonban a számla állapotának későbbi lekérdezésekor valamilyen probléma lépett fel.
- “Token kérés sikertelen. Ellenőrizze a technikai felhasználó jelszavát és az XML kulcsokat!”
vagy
“Ellenőrizze a beállításokat! XML aláíró és cserekulcs helytelen!”
Jelentés: Az adatszolgáltatás nem tudott megtörténni, mert a programban megadott technikai felhasználóhoz tartozó kódok nem megfelelőek, vagy meg lettek változtatva, tehát a Beállítások főmenüben a Cégadatok gomb megnyomása után a NAV adatszolgáltatás fül alatt helytelen adatok vannak megadva. Gyakori eset, hogy a könyvelő változtatja meg a kódokat, de a programba nem történik meg ezen új adatok átvezetése.
Teendő: Állítsa be a megfelelő kódokat! Ellenőrizze a technikai felhasználóhoz tartozó beállított jelszavakat és kódokat! Javítsa ezeket, vagy hozzon létre új technikai felhasználót és ahhoz tartozó új kódokat a NAV felületén: https://onlineszamla.nav.gov.hu
A kódok beállításához leírás az alábbi címen talál: www.axel-szamlazo-program.hu/navbeallitas
A megfelelő kódok beállítása után, ha az érintett számlák a közelmúltban készültek, akkor rendszerünk automatikusan ismételten megkísérli bizonyos időközönként a számlákról történő adatszolgáltatást az újonnan beállított kódokkal.
- "Nem sikerült kapcsolódni az Internetre! Válaszkód: -1 Socket Error # 10061 Connection refused."
Ha a "NAV online adatszolgáltatás lekérdezése" menüpontra kattintva a fenti üzenet jelenik meg, akkor annak oka lehet, hogy a NAV rendszerei ideiglenesen nem elérhetőek, vagy túlterheltek. Ebben az esetben kérjük próbálja újra a műveletet később. Az üzenet akkor is megjelenhet, ha tűzfal, vagy vírusirtó program blokkolja az AXEL kommunikációját, ez esetben állítsa be kivételként szoftverünket.
- “WARN: Hibás adószám. A vevő nem élő adózó! (INCORRECT_HEAD_DATA_CUSTOMER_TAXPAYERID)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha a számlán vevőként megadott adóalany törzsszáma létezik, de státusza nem „élő”. Csak akkor fut, ha customerVatData kitöltött.
Jelentés: A számlán a vevő adószáma nem megfelelően lett megadva, a vevő cége megszűnt, vagy az is elképzelhető, hogy a NAV adatbázisa nem megfelelő jelzést ad.
Teendő: Ellenőrizze hivatalos forrásokban a vevő adószámát (Elektronikus Cégjegyzék; NAV Multilekérdező; NAV Online Számla felületen a Szolgáltatások \ Adózó lekérdező menüpont) és szükség esetén sztornózza a számlát, majd állítson ki újat a helyes adószámra. Ha pedig az adószám megfelelő, akkor nincs teendője.
- “WARN: Hibás adószám. Vevőként ÁFA csoporttag adószáma lett megadva! (INCORRECT_HEAD_DATA_CUSTOMER_GROUPMEMBER_TAXPAYERID)"
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha a számlán vevőként megadott adóalany törzsszáma áfacsoport tagja. Ilyen esetben az áfacsoport adószámának megadása szükséges.
Jelentés: Amennyiben a vevő csoportos áfaalany (általában nagyvállalatok esetében), akkor az Adószám beviteli mezőben a csoportazonosító adószámot kell feltüntetni, nem pedig a tagi adószámot.
Teendő: Sztornózza a számlát és állítsa ki úgy, hogy a vevő adószámánál a helyes adószám legyen megadva.
- “WARN: Vevő adószáma nem létezik. (INCORRECT_HEAD_DATA_CUSTOMER_TAX_NUMBER)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha a vevő adószámának első nyolc karaktere nem szerepel a nyilvántartásban.
Jelentés: A számlán a vevő adószáma nem megfelelően lett megadva, a vevő cége megszűnt, vagy az is elképzelhető, hogy a NAV adatbázisa nem megfelelő jelzést ad.
Teendő: Ellenőrizze hivatalos forrásokban a vevő adószámát (Elektronikus Cégjegyzék; NAV Multilekérdező; NAV Online Számla felületen az Adózó lekérdező szolgáltatás) és szükség esetén sztornózza a számlát, majd állítson ki újat a helyes adószámra. Ha pedig az adószám megfelelő, akkor nincs teendője.
- “WARN: Eladó és vevő adószáma nem lehet azonos. (SUPPLIER_CUSTOMER_MATCH_TAXPAYER)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha az eladó és a vevő adószám első nyolc számjegye azonos. Csak akkor fut le, ha mindkét adat létezik.
Jelentés: A számlán a vevő adószáma azonos a kibocsátó adószámával, ami az esetek nagy részében nem valódi ügyletet jelent.
Teendő: Ha csak tesztelés céljából állított ki számlát a saját cégének adószámára, akkor sztornózza a számlát!
- “ERROR: Az adószám kitöltetlen vagy helytelen formátumú!”
Jelentés: A vevő adószámának formátuma nem megfelelően lett megadva. Magyar adószám esetén 12345678-1-23 formátumot kell használni, Európai Unión belüli közösségi értékesítésnél pedig közösségi adószámot. Ennek formátuma nagybetűvel két betű, majd pedig utána közvetlenül számokból és betűkből álló 2-től 13-ig hosszú karakterlánc. Az egyes uniós országok közösségi adószám formátuma a következő címen található meg: kozossegi-adoszam-formatum . Az Uniós adószámokat pedig a következő linken ellenőrizheti: ec.europa.eu
Teendő: Könyvelőjével és vevőjével egyeztessen a pontos adószámmal kapcsolatban, majd sztornózza a számlát és állítsa ki a megfelelő vevői adószámra.
- “INFO: A vevő adószáma nem egyezik az alapszámlán feltüntetett vevői adószámmal. (INCORRECT_HEAD_DATA_CUSTOMER_TAXPAYERID_DIFFERS)”
Hivatalos jelentés: Jelez, ha a MODIFY / STORNO számlán feltüntetett vevő belföldi adószáma eltér az alapszámlán feltüntetett vevő belföldi adószámától. Csak akkor fut, ha customerVatData kitöltött.
Jelentés: Egy módosító vagy végszámla úgy lett kiállítva, hogy a vevőnél megadott adószám eltér az előzményszámláknál megadott adószámtól. Csak akkor szabad módosító számlát kiállítani, ha azonos ügyletre vonatkozik, azonban az adószám eltérése miatt ezt két külön ügyletnek tekinti a NAV.
Teendő: A jövőben csak akkor használja a módosító számla lehetőséget, ha az adószám változatlan. Új adószám esetén ne használja a módosító számla funkciót, hanem az Új Számla gombbal készítsen számlát.
- “INFO: Számla kelte több, mint 10 nappal korábbi, mint az adatszolgáltatás dátuma. (INCORRECT_DATE_INVOICE_ISSUE_DATE_EARLY)”
Hivatalos jelentés: A számla kiállítása és a NAV felé történő adatszolgáltatás között legalább 10 nap telt el, tehát az adatszolgáltatás későn történt. A számlázó programnak a kiállított számla adatait továbbítania kell a NAV-hoz. Főszabály szerint az adatszolgáltatást a kiállításkor azonnal teljesíteni kell és a számlázó programból emberi beavatkozás nélkül, automatikusan kell történnie. Az azonnaliság az észszerűség határain belül értelmezendő. (Számlarendelet 13 / A. § (1) bekezdése. és Számlarendelet 8. § (6) bekezdése)
Jelentés: Az adatszolgáltatás a számla kiállításához képest későn történt meg. Ez gyakran akkor is előfordulhat, ha az adatszolgáltatási kísérlet első alkalommal azért sikertelen, mert a NAV rendszerében kimaradás volt tapasztalható.
Teendő: Ha ismert ennek oka, akkor vegyen fel belső jegyzőkönyvet, melyben leírják hogy pontosan mi történt. Egyéb teendő nincs.
- “WARN: A módosító okirat kelte túl korai. (INCORRECT_DATE_INVOICE_MODIFICATION_ISSUE_DATE_EARLY)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha a módosító okirat kelte legalább 15 nappal korábbi, mint az adatszolgáltatás napja. Akkor jelenhet meg ez az üzenet, ha egy módosító számláról az adatszolgáltatás későn történik, legalább tizenöt nappal később, mint a számla kiállítási dátuma.
Jelentés: Az adatszolgáltatás a módosító számla kiállításához képest későn történt meg. Ez gyakran akkor is előfordulhat, ha az adatszolgáltatási kísérlet első alkalommal azért sikertelen, mert a NAV rendszerében kimaradás volt tapasztalható.
Teendő: Ha ismert ennek oka, akkor vegyen fel belső jegyzőkönyvet, melyben leírják hogy pontosan mi történt. Egyéb teendő nincs.
- “ERROR: A megadott számla sorszámmal már történt adatszolgáltatás. (INVOICE_NUMBER_NOT_UNIQUE)”
Hivatalos jelentés: Az invoiceNumber mezőben szereplő számlasorszámon az adózó már teljesített adatszolgáltatást. A számlasorszámnak adózónként egyedinek kell lennie! Ebbe nem számítanak bele a technikailag érvénytelenített számlák, de csak akkor, ha a technikai érvénytelenítést az adózó már jóváhagyta!
Jelentés: Nem a számla sorszámának duplikációjára utal általában, hanem csak arra, hogy az adatszolgáltatás egyszer már megtörtént, így felesleges volt az ismételt adatszolgáltatás. Az üzenet tehát nem a számlára, hanem csupán az adatszolgáltatásra vonatkozik. A jelenséget az okozhatja, hogy a NAV fogadórendszerében esetenként országos szintű akadozások tapasztalhatóak. A NAV rendszere ilyenkor a specifikáció ellenére nem ad vissza információt arról, hogy a számlát befogadta-e vagy sem, így ismételt küldésre van szükség a jogszabályi kötelezettség garantált teljesítéséhez, akkor is, ha NAV rendszere korábban mégis befogadta a számlát, de rendszerük hibás működése miatt nem adott visszajelzést. Az ismételt küldés során a NAV jelezte, hogy a számla már szerepel a befogadott számlák között, így az adatszolgáltatás rendben megtörtént.
Teendő: Ellenőrizze a NAV online számla felületén, hogy az adott sorszámú számla eredeti adatszolgáltatása rendben megtörtént. Ha igen, akkor Önnek nincs további teendője, mivel a fentiek alapján ebben az esetben "A megadott számla sorszámmal már történt adatszolgáltatás" üzenet csupán a számla NAV felé történő ismételt küldésére vonatkozik, ilyen esetben az első beküldés során az adatszolgáltatás már sikeresen megtörtént.
- “ERROR: A módosítás vagy érvénytelenítés olyan okiratra hivatkozik, amelyről létezik érvényes adatszolgáltatás. (MODIFY_WITHOUT_MASTER_MISMATCH)”
Hivatalos jelentés: Módosító okiratról szóló adatszolgálatásban a módosítás előzmény nélkülinek volt jelölve (modifyWithoutMaster = true) de a hivatkozott számla ennek ellenére érvényesként szerepel a rendszerben. Ellenőrizni kell az adatszolgáltatás tartalmát (a fordított esetet az INVALID_INVOICE_REFERENCE foglalja magában).
Jelentés: Módosító vagy sztornó számláról történt adatszolgáltatás során a beküldéskor még nem történt meg az előzményszámláról az adatszolgáltatás. Így a beküldéskor meg lett jelölve, hogy az előzményszámla még nem került beküldésre, azonban a NAV a nem folytonos feldolgozás miatt már azt látta, hogy az adatszolgáltatás az előzményszámlára vonatkozóan mégis megtörtént.
Teendő: Mivel az adatszolgáltatás megtörtént és a NAV csak tévesen utasította azt el, így valószínűleg további teendő nincs.
- “ERROR: A módosítás vagy érvénytelenítés olyan okiratra hivatkozik, amire vonatkozóan nem történt adatszolgáltatás. (INVALID_INVOICE_REFERENCE)”
Hivatalos jelentés: A módosítás vagy érvénytelenítés által hivatkozott számla nem található meg az adózó alapszámlái (ahol invoiceOperation = CREATE) között a NAV rendszerében, és a kérésben nem jelölték, hogy a módosításhoz nem tartozik korábbi adatszolgáltatás (invoiceReference-ben a modifyWithoutMaster tag értéke false). Az is előfordulhat, hogy egy módosító vagy érvénytelenítő sztornószámla olyan hamar lett beküldve a NAV részére, hogy a NAV még nem teljesen dolgozta fel az eredeti számlát. Ilyenkor a beküldést egy későbbi időpontban (amikor már az eredeti számla a NAV által is feldolgozásra került) meg kell ismételni. Ha viszont az eredeti számla beküldése nem történt meg és nem is fog megtörténni, vagy technikai hiba miatt nem beküldhető, akkor a módosító számlát modifyWithoutMaster=true értékkel kell beküldeni. Ha pedig az eredeti számlára történő hivatkozás téves, akkor javítani kell a hivatkozott számlasorszámot.
Jelentés: Egy módosító vagy sztornó számláról történt adatszolgáltatás, mely során az új számlánál megadott előzményszámláról viszont a NAV szerint nem történt adatszolgáltatás. Az üzenet akkor is gyakran előfordul, ha az eredeti számla kiállítása után a módosítás vagy a sztornó számla rögtön, vagy néhány percen belül történik. Ilyen esetben előfordulhat, hogy a NAV rendszere még nem dolgozta fel teljesen a korábbi számla adatszolgáltatást és ezért tévesen jelzi az üzenetet. A beküldés sorrendje nem garantált a NAV részéről, ezért az is előfordulhat, hogy az érvénytelenítő számla hamarabb feldolgozásra kerül, mint az eredeti.
Teendő: Ellenőrizze, hogy az eredeti előzményszámla adatszolgáltatása rendben megtörtént-e. Ha igen, akkor nincs további teendője, hiszen ez csak egy fals-pozitív riasztás a NAV részéről. Ha az eredeti előzményszámla beküldése valamilyen okból nem történt meg, akkor az itt található egyéb leírások alapján járjon el, vagy manuálisan szolgáltatásson adatot a NAV részére.
- “ERROR: A módosító okirat sorszáma nem egyedi a számlaláncon belül. (MODIFICATION_INDEX_NOT_UNIQUE)”
Hivatalos jelentés: A hivatkozott számla módosításáról megadott modificationIndex értékkel már szolgáltattak adatot. Ellenőrizni kell az adatszolgáltatás tartalmát.
Jelentés: Több ügylet komplex hálózata esetén fordulhat elő, amikor egyetlen ügylettel kapcsolatban sok helyesbítés, módosítás, sztornózás történik.
Teendő: Ellenőrizze, hogy az ügylettel kapcsolatos teljes láncolat hogyan áll össze, mely számlák mely számlák alapján lettek kiállítva. Ha fals-pozitív üzenetről van szó, akkor teendője nincs. Egyéb esetben egyeztessen könyvelőjével, illetve a NAV ügyfélszolgálatával, akik konkrétan tudnak segíteni abban, hogy mi okozhatja az általuk küldött üzenetet.
- “WARN: Eredeti (CREATE) számla nettó összege nem lehet negatív. (INCORRECT_SUMMARY_DATA_INVOICE_NET_AMOUNT)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha eredeti számla (CREATE) esetén a normál vagy gyűjtőszámla nettó összege negatív érték.
Jelentés: Egy új számla készítésekor a NAV elvárja, hogy a végösszeg pozitív legyen. Negatív összegű mínuszos számla csak akkor lehet, ha módosító számláról van szó. Mivel a végszámlákat is új számlaként kezeli a NAV rendszere, ezért azoknál is előfordulhat ilyen üzenet. A NAV dokumentációja szerint a végszámlák sem lehetnek negatívok, mert a módosítást az előlegszámla esetén kellett volna elvégezni. A NAV üzenete nem jelentős probléma, hiszen csak egy tájékoztató figyelmeztetés, ettől a számla helyes lehet és az adatszolgáltatás is megtörtént.
Teendő: Ha módosítani kíván egy számlát, vagy sztornózni egy ügyletet, akkor ne egy új számla készítésével végezze el ezt a műveletet, hanem az Eddigi számlák gombon kattintva az Érvénytelenítés vagy az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján gombbal és a módosító számla opció választásával úgy, hogy az eredeti számlára hivatkozzon a számla megjegyzés részén. Előleg és végszámla, illetve bármely olyan számla kiállítása esetén, ahol van előzményszámla, mindig ügyelni kell arra, hogy az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján funkcióval készüljön a számla és a megjegyzésében pontosan egy korábbi számlára való hivatkozás szerepeljen. Végszámlák esetében előfordulhat, hogy a különböző előleg levonás és egyéb tételek összege nem pontosan nulla, hanem 1Ft-nál kisebb negatív összegű. Ezt a kerekítési eltérést is WARN üzenettel jelzi a NAV, ilyenkor azonban nincs teendő, az adatszolgáltatás és a számla adattartalma is megfelelő. Az adott számlát, melyre vonatkozóan a figyelmeztetés megjelent, nem feltétlen szükséges sztornóznia, mivel az adatszolgáltatás megtörtént.
- “WARN: Érvénytelenítő számla nettó összege nem ad nullát az alapszámla módosításaival összesített nettó összegével összeadva. (INCONSISTENT_MODIFICATION_DATA_NETAMOUNT_NOT_ZERO_NORMAL)”
Hivatalos jelentés: Érvénytelenítő számlaként (API invoiceOperation=STORNO) beküldött normál vagy gyűjtőszámla esetén figyelmeztet, ha a hivatkozott alapszámlának és korábbi módosításainak összesített nettó összegéhez (invoiceNetAmount) a STORNO operációval beküldött számla összegét hozzáadva nem nulla adódik. Tolerált eltérés: 1 egység a számla pénznemében. Csak akkor fut le, ha az adatszolgáltatás beküldésekor az API invoiceOperation=STORNO és modifyWithoutMaster = false és a korábbi módosítások lánca (modificationIndex) hiánytalan.
Jelentés: A sztornó számla és az eredeti számla összegének nullának kellene lennie. Akkor fordulhat elő eltérés, ha olyan számlát sztornóz, amire vonatkozóan már törént egyéb módosítás is, vagy a módosító számlát sztornózta. A NAV üzenete nem jelentős probléma, hiszen csak egy tájékoztató figyelmeztetés, ettől a számla helyes lehet és az adatszolgáltatás is megtörtént.
Teendő: A jövőben a sztornózást csak akkor végezze el, ha az ügylettel kapcsolatban egyetlen előzményszámla szerepel, amelyre vonatkozóan még nem történt egyéb módosítás. Ellenkező esetben módosító számlát állítson ki.
- “WARN: A hivatkozott alapszámlára korábban már érkezett sztornó okirat (INCONSISTENT_MODIFICATION_DATA_STORNO_ALREADY_EXISTS)”
Hivatalos jelentés: Módosító vagy érvénytelenítő számlaként beküldött számla (API invoiceOperation=MODIFY vagy invoiceOperation=STORNO) esetén figyelmeztet, ha a hivatkozott alapszámlára (CREATE) korábban már érkezett érvénytelenítő számláról szóló adatszolgáltatás (API invoiceOperation=STORNO). Csak akkor fut le, ha az adatszolgáltatás beküldésekor az API invoiceOperation=MODIFY vagy invoiceOperation=STORNO.
Jelentés: Ha egy számla sztornózva lett, akkor utána már nem szabad sem az eredeti, sem a sztornó számlára vonatkozóan olyan új módosító számlát kiállítani, amely a korábbi számlákat hivatkozza. A NAV értelmezése szerint sztornózáskor az ügylettel kapcsolatos minden számlát együttesen kellene sztornózni, így a hivatkozási lánc minden elemére vonatkozik a módosítás esetén a figyelmeztetés. A NAV üzenete nem jelentős probléma, hiszen csak egy tájékoztató figyelmeztetés, ettől a számla helyes lehet és az adatszolgáltatás is megtörtént.
Teendő: Sztornózás-t csak akkor használjon, amennyiben az ügylet nem valósult meg. Ha az ügylet megvalósult, csak valamilyen eltéréssel, akkor módosító számlát kell kiállítani. Módosító számlát csak akkor állítson ki, ha a teljes számla-láncolat során egyik számla sem lett még sztornózva.
- “INFO: Számla módosítás sorszámozása hiányos. (MODIFICATIONINDEX_SEQUENCE_INCOMPLETE)”
Hivatalos jelentés: Jelez, ha a beküldött módosítás az adott alapszámlához korábban beérkezett módosításokkal együtt nem ad hiánytalan modificationIndex sorozatot. Csak akkor fut le, ha az adatszolgáltatás beküldésekor az API invoiceOperation=MODIFY vagy invoiceOperation=STORNO. Csak akkor fut le, ha modifyWithoutMaster=false
Jelentés: Több ügylet komplex hálózata esetén fordulhat elő, amikor egyetlen ügylettel kapcsolatban sok helyesbítés, módosítás, sztornózás történik.
Teendő: Ellenőrizze, hogy az ügylettel kapcsolatos teljes láncolat hogyan áll össze, mely számlák mely számlák alapján lettek kiállítva. Ha fals-pozitív üzenetről van szó, akkor teendője nincs. Egyéb esetben egyeztessen könyvelőjével, illetve a NAV ügyfélszolgálatával, akik konkrétan tudnak segíteni abban, hogy mi okozhatja az általuk küldött üzenetet.
- “WARN: A számla tétel forintban megadott bruttó értéke eltér a tétel forintban megadott nettó és áfa értékeinek összegétől. (INCORRECT_LINE_CALCULATION_LINE_GROSS_AMOUNT_NORMAL_SUM)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha a számlatétel bruttó összege forintban eltér a tétel nettó és áfa értékeinek összegétől. lineNetAmountNormalHUF + lineVatAmountNormalHUF <> lineGrossAmountNormalHUF Tolerált eltérés: lineGrossAmountNormalHUF 1%-a, de legalább 1 HUF és a számla pénznemének 0,01 egysége közül a nagyobb. Csak akkor fut le, ha mindhárom elem kitöltött.
Jelentés: Számítási probléma van a számla tételei és összegzése során, amelyet árfolyam problémák vagy kerekítési eltérés okoz.
Teendő: Könyvelőjével egyeztetve tételesen ellenőrizze a számlát és az arra vonatkozó összesítést, hogy az adatok megfelelőek-e.
- “WARN: Eltérés a számla eredeti pénznemben és forintban megadott bruttó összegei között. (INCORRECT_SUMMARY_DATA_INVOICE_GROSS_AMOUNT_HUF)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha a számla bruttó összege és a számla bruttó összege forintban eltér egymástól, figyelembe véve az alkalmazott árfolyamot. invoiceGrossAmount * exchangeRate <> invoiceGrossAmountHUF. A tolerált eltérés a forintban kifejezett érték 1%-a, de legalább 1 HUF és a számla pénznemének 0,01 egysége közül a nagyobb.
Jelentés: Számítási probléma van a számla tételei és összegzése során, amelyet árfolyam problémák vagy kerekítési eltérés okoz.
Teendő: Könyvelőjével egyeztetve tételesen ellenőrizze a számlát és az arra vonatkozó összesítést, hogy az adatok megfelelőek-e.
- “WARN: Helytelen vevő adószám. EUFAD37 választása esetén csak a közösségi adószám lehet kitöltött. (INCORRECT_LINE_DATA_VAT_DATA_MISMATCH_EUFAD37)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha Áfa tv. 37. §-a alapján másik tagállamban teljesített, fordítottan adózó ügylet (vatOutOfScope=EUFAD37) esetén a közösségi adószámtól (communityVatNumber) különböző adószám van kitöltve.
Jelentés: Vagy a számla vevőjénél megadott adószám nem megfelelő, vagy a számlára írt tételek áfakulcsa helytelen.
Teendő: Könyvelőjével egyeztessen, hogy az adott számla esetén a megfelelő áfakulcsot alkalmazta-e.
- “WARN: Helytelen vevő adószám. KBAET választása esetén csak a közösségi adószám lehet kitöltött. (INCORRECT_LINE_DATA_VAT_DATA_MISMATCH_KBAET)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha adómentes Közösségen belüli termékértékesítés, új közlekedési eszköz nélkül (vatExemption/case=KBAET) választása esetén közösségi adószámtól (communityVatNumber) különböző adószám van kitöltve.
Jelentés: Vagy a számla vevőjénél megadott adószám nem megfelelő, vagy a számlára írt tételek áfakulcsa helytelen.
Teendő: Könyvelőjével egyeztessen, hogy az adott számla esetén a megfelelő áfakulcsot alkalmazta-e.
- “WARN: Helytelen áfa jelölés. EUFAD37 választása esetén a vevő áfa jelölése csak egyéb (OTHER) lehet. (INCORRECT_LINE_DATA_VAT_STATUS_VAT_DATA_MISMATCH_EUFAD37)”
Hivatalos jelentés: Figyelmeztet, ha Áfa tv. 37. §-a alapján másik tagállamban teljesített, fordítottan adózó ügylet (vatOutOfScope=EUFAD37) választása esetén a vevő áfa jelölése nem „egyéb” (customerVatStatus<>OTHER).
Jelentés: Vagy a számla vevőjénél megadott adószám nem megfelelő, vagy a számlára írt tételek áfakulcsa helytelen.
Teendő: Könyvelőjével egyeztessen, hogy az adott számla esetén a megfelelő áfakulcsot alkalmazta-e.
- “ERROR: A számlában megadott áfakulcs vagy áfaérték nem engedélyezett. (INVALID_VAT_DATA)”
Hivatalos jelentés: A rendszer validációval kényszeríti az elévülési időn belül lévő áfakulcsok vagy tartalmak helyes megadását. Normál és gyűjtőszámla esetén csak: - 0.05 - 0.07 - 0.12 - 0.18 - 0.2 - 0.25 - 0.27 egyszerűsített számla esetén pedig csak: - 0.0476 - 0.1525 - 0.1667 - 0.2 - 0.2126 értékek adhatók meg mind a számlasorban, mind a számlaösszesítőkben. Javítani kell az adatszolgáltatást.
Jelentés: A számlára olyan áfakulcs került, amely nem engedélyezett.
Teendő: Könyvelőjével egyeztessen, hogy az adott számla esetén a megfelelő áfakulcsot alkalmazta-e. Ha nem, akkor a számlát esetleg helyesbíteni kell.
- “Nem sikerült kapcsolódni a számla beküldése során!”
Jelentés: Amennyiben az Internet kapcsolat nem megfelelő a számla kiállításakor a NAV adatszolgáltatáshoz, attól még a számla kiállításra kerül. Ilyen esetben van lehetőség az adatszolgáltatáshoz az ismételt kommunikációs kísérletre, amelyre vonatkozóan szoftverünk kérdést tesz fel. Ha nem sikerült a kapcsolódás, akkor a program minden következő indításkor mindenképpen megkísérli az adatszolgáltatást azokra a számlákra vonatkozóan, amelyekről az adatszolgáltatás még nem történt meg.
Az Internet kapcsolat biztosításához fontos, hogy a tűzfal programban (akár a Windows tűzfala, vagy külső pl. vírusirtó programba épített tűzfal modul) is engedélyezve legyen az AXEL PRO számára a kommunikáció.
Teendő: Ellenőrizze Internet kapcsolatát, a tűzfal beállításokat, a vírusirtó program beállításait, lépjen ki a szoftverből és indítsa újra a számítógépet!
- “Nem sikerült ellenőrizni a NAV autentikációs paramétereket”
Jelentés: A NAV kódok megadásakor nem sikerült kapcsolódni a szerverhez, hogy a megadott kódok helyességének ellenőrzése megtörténhessen. Addig nem lehet elmenteni az új kódokat, ameddig nem biztosítható azok ellenőrzése.
Az Internet kapcsolat biztosításához fontos, hogy a tűzfal programban (akár a Windows tűzfala, vagy külső pl. vírusirtó programba épített tűzfal modul) is engedélyezve legyen az AXEL PRO számára a kommunikáció.
Teendő: Ellenőrizze Internet kapcsolatát, a tűzfal beállításokat, a vírusirtó program beállításait, lépjen ki a szoftverből és indítsa újra a számítógépet!
- “Helytelen authentikációs adatok!”
Jelentés: A technikai felhasználóhoz tartozó megadott NAV kódok (felhasználónév, jelszó, XML kulcsok) nem megfelelőek. Elképzelhető, hogy a kódokat Ön vagy könyvelője megváltoztatta. A NAV felületén ellenőrizze a kódokat, vagy állítson be új technikai felhasználót az alábbiak szerint:
https://www.axel-szamlazo-program.hu/navbeallitas
- “NAV válasza: Jogosultság szükséges!”
Jelentés: A technikai felhasználóhoz tartozóan a NAV felületén nem adta meg a szükséges jogosultságokat. Az alábbi linken lévő leírás szerint állítsa be, hogy a megadott technikai felhasználónak legyen jogosultsága a kimenő számlákra vonatkozó adatszolgáltatásra:
https://www.axel-szamlazo-program.hu/navbeallitas
A NAV rendszerébe (https://onlineszamla.nav.gov.hu/) történő regisztráció és a technikai felhasználó létrehozása után a NAV felületén a technikai felhasználó kiválasztása után a Jogosultságok menüponton belül tudja beállítani a jogosultságokat.
- Eltűnt számla
Szoftverünk azokról a számlákról szolgáltat adatot a NAV részére, melyekre a kötelező adatszolgáltatás vonatkozik. Speciális esetben, ha a vevő külföldi magánszemély, akkor a NAV részére nem szükséges adatot szolgáltatni, így ezen számlák a NAV adatszolgáltatásában nem lesznek elérhetőek.
Ha valamilyen rendellenes jelenség történt, például áramszünet volt és emiatt úgy látja, hogy szoftverünkből hiányzik valamilyen számla, vagy valamely számlára vonatkozóan az adatszolgáltatás nem történt volna meg, kérjük ellenőrizze, hogy a jelenséget megoldja-e a következő lépések elvégzése:
1. Nyomja meg a program főablakában az F9 billentyűt
2. Az “Egyedi lekérdezés neve” legördülő menüből válassza az “általános korrekció” lehetőséget
3. A Lekérdezés futtatása gomb után kattintson az OK gombon
4. Indítsa újra a szoftvert
5. A megjelenő ablakban ("Szeretné-e beküldeni az eddig nem beküldött számlákat?")
válassza az Igen lehetőséget.
A legtöbb számla esetén kötelező a NAV felé az online adatszolgáltatás, azonban nem minden esetben. Külföldi magánszemély számára történő értékesítés esetén a NAV szerint nem szükséges adatot szolgáltatni, így ezen esetekben a számla a NAV adatszolgáltatásába nem kerül be.
Az újonnan kiállított számlákra vonatkozóan a NAV Online Számla adatszolgáltatás a terméktámogatása lejárta után is elérhető szolgáltatás marad.
Ha bármilyen kérdése felmerülne egy adatszolgáltatással kapcsolatban, kérjük először ellenőrizze a számla tartalmát könyvelőjével egyeztetve. Ha az megfelelő, akkor ellenőrizheti az adatszolgáltatást az https://onlineszamla.nav.gov.hu/ oldalon is. Amennyiben nem talál megoldást és a NAV sem tud az Ön részére tájékoztatást nyújtani, kérjük hogy a konkrét számlaszámot írja meg részünkre és a tapasztalt jelenséget.