Készlet kezelés ki- és bekapcsolása
Szoftverünkkel a készletnyilvántartást is elvégezheti. A készletnyilvántartás funkció tetszőlegesen ki és be kapcsolható a Beállítások főmenü Program gombjának megnyomása után a Főbb funkciók fül alatt a Készlet kezelés kapcsolóval. A készlet kezelés alapértelmezetten egy demó letöltésekor bekpacsolt állapotban van. Amennyiben a szoftver használatának megkezdése után kapcsolja be a készlet kezelés lehetőségét, akkor az Árucikk lista ablakban a Készlet oszlopot manuálisan kell bekapcsolni.
Nem csak globálisan, hanem egy adott árucikkre vonatkozóan is meghatározható, hogy a program kezeljen-e raktárkészletet, vagy sem. Az Árucikk listán az Új árucikk vagy az Módosítás gomb megnyomása után az Árucikk módosítása ablakban a Készlet fül alatt a Készlet kezelés kapcsolót állítsa termékek esetén BE állásba, szolgáltatások esetén pedig KI állásba.
Eladható-e, Beszerezhető-e
Szintén a Készlet fül alatt határozható meg, hogy az adott árucikk eladható-e, illetve beszerezhető-e. Egy szolgáltatás esetén például nincs szükség készlet kezelésre, de a szolgáltatás eladható, viszont nem beszerezhető. Vannak olyan termékek (például alapanyagok, vagy irodaszer), amelyek beszerezhetőek, de nem adhatóak el. Ha egy árucikk eladható, akkor az rátehető az alábbi ügyletekre tételként: Számlára, Szállítólevélre, Eladás ügyletre, Díjbekérőre, Árajánlatra, Bejövő megrendelésre. Ha egy árucikk beszerezhető, akkor az rátehető tételként az alábbi ügyletekre: Beszerzés, Kimenő megrendelés.
Nyitó készlet
Azon árucikkek, amelyeknél be van kapcsolva a készlet kezelés az Árucikk módosítása ablakban a Készlet fül alatt, rendelkezhetnek egy nyitó készletmennyiséggel. Itt azt a kezdeti raktárkészlet mennyiséget kell megadni, amely a szoftver használatának megkezdésekor rendelkezésre állt. A nyitó készlet lényegében egy olyan legelső beszerzés, amelyhez nincs meghatározva sem a partner, sem a beszerzési érték. Természetesen lehetőség van a nyitó készlet beviteli mező kitöltése nélkül is beszerzések beírásával meghatározni egy kezdő raktárkészlet mennyiséget. Ha kitölti a nyitó készletet, akkor annak alapértelmezett bekerülési időpontja az árucikk ár érvényességi kezdődátumhoz hasonlóan a felviteltől visszamenőleg egy hónap.
A nyitókészlet beszerzési ára is megadható az árucikk módosításakor a Készlet fül alatt a "Nyitó készlet nettó besz. ár" (nettó beszerzési ár) mezőben. Ennek akkor van jelentősége, ha még nem történt beszerzés az adott árucikkből, de meg szeretné adni a beszerzési árat. Az itt megadott kezdeti beszerzési árat fogja a program felkínálni, amikor egy új beszerzés történik. A későbbiek során pedig a program mindig az előző beszerzési árat ajánlja fel, amikor az Új beszerzés funkcióval bevételezést végez.
Fontos, hogy amennyiben a programot már használta eladásra, vagy beszerzésre, akkor nem a nyitó készlet módosításával lehet a készletet korrigálni, hanem erre a Leltár funkció való, ahol pontosan meghadhatja az új aktuális mennyiséget.
Minimum készlet
Szoftverünk segítségével gyorsan áttekinthető, hogy mely termékek raktárkészlet mennyisége kevés, ezzel segítve a kimenő rendelések összeállítását. A minimum készlet megadás nem kötelező, de ha ki van töltve, akkor az árlistán sárga színnel jelennek meg azon árucikkek, amelyekből a minimumot nem éri el a készlet mennyiség, valamint piros színnel azok, amelyek teljesen elfogytak. Az árucikk lista szűrés részén a táblázat felett a Mennyiség legördülő lista használatával különböző szempontok alapján kiválogathatóak az árucikkek attól függően, hogy mennyi van raktáron és mennyi az elvárt minimum.
A fogyóban lévő termékek nem csak a táblázatban jelennek meg sárga, illetve piros színnel, hanem a program kezdő ablakában az Árucikkek főmenün belül a Fogyó termékek gomb jobb felső sarkában is azonnal látható, hogy hány olyan árucikk van, amelyekből kevés van raktáron.
Ha több raktár is meg van adva az Árucikkek főmenü Raktárak gombjával, akkor meg kell határozni, hogy a minimum készlet értelmezése hogyan történjen. A Beállítások főmenü Működés gombjának megnyomása után a "Minimum készlet értelmezése" legördülő listában az alábbi lehetőségek választhatóak:
- Összkészletre vonatkozóan: Akkor számít egy árucikk fogyóban lévőnek, ha minden raktár együttes készlet tartalma nem éri el a megadott minimumot.
- Raktáranként külön-külön: Akkor számít egy árucikk fogyóban lévőnek, ha valamelyik raktárban nem éri el a megadott minimumot. Amennyiben ezt a lehetőséget választja, akkor az árucikk listán mennyiség alapú szűrésre és a mennyiség színnel jelölésére csak raktár választás után van lehetőség, valamint a Fogyó termékek gomb nem használható.
Növelés és csökkentés
Egy termék készlet mennyiségének növelése az Árucikkek főmenü Új beszerzés gombjának használatával végezhető el.
Egy termék készlet mennyiségének csökkentése akkor történik, ha az alábbi ügyletek valamelyikét készíti el: Számla (kivéve Előlegszámla), Eladás, Szállítólevél. Az árumozgás időpontja mindig a bizonylat kiállítási időpontjával fog megegyezni. Ha a számla egy szállítólevélből készült, akkor a számla kiállításakor a készlet nem fog ismét csökkenni, mert a szállítólevélnél már megtörtént a készlet mennyiségének csökkentése.
Más ügyletek esetében a készlet nem változik.
Egy árucikk készlete a fentiek szerint is természetesen csak akkor változik, ha az adott ügyletre az Árucikk listából választva került rá a tétel.
A készletek változhatnak még a Gyártás funkció használatával is. Hatással van még a készlet mennyiségére a Leltározás, amellyel korrigálhatóak a mennyiségek.
Nyomtatás
Az árucikk listáról, árakról, készletekről többféle nyomtatvány készíthető.
Speciális esetek
Az Eddigi ügyletek listáján az "Új ügylet a kijelölt alapján" gombot használva néhány speciális esetben nem történik készlet változtatás, annak ellenére sem, hogy az új ügylet Számla, Eladás, vagy Szállítólevél. Ezen speciális készletkezelési esetekről a program tájékoztatást jelenít meg. Ezek az alábbiak:
- számlából szállítólevél: Az újonnan készülő szállítólevél bizonylat nem fogja megváltoztatni a készletet. (mert az eredeti számla már megtette)
- szállítólevélből számla: Az újonnan készülő számla bizonylat nem fogja megváltoztatni a készletet. (mert az eredeti szállítólevél már megtette)
- eladásból számla vagy szállítólevél: Az újonnan készülő bizonylat nem fogja megváltoztatni a készletet. (mert az eredeti eladás ügylet már megtette)
Negatív készlet
A valós életben előfordulhat olyan eset, hogy egy árucikkből ugyan van tényleges készlet mennyiség, de például a Beszerzés felvitelére csak később kerül sor és emiatt a program negatív készletmennyiséget jelez. Ezen esetek kezelésének módja tetszőlegesen beállítható a Beállítások főmenüben a Működés fül alatt a "Negatív készlet engedélyezés módja" legördülő listával:
a) Ne engedje: Ebben az esetben nem lehet nagyobb mennyiséggel csökkenteni a készletet, mint amennyi a programba vitt adatok alapján rendelkezésre áll.
b) Engedje, de figyelmeztessen rá: Ebben az esetben, ha nagyobb mennyiséggel szeretné csökkenteni a készletet, mint amennyi a programba vitt adatok szerint rendelkezésre áll, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg, de a művelet végrehajtható.
c) Engedje, figyelmeztetés nélkül: Az árucikkhez tartozó aktuális raktárkészlet mennyiségtől függetlenül tetszőleges mennyiség adható el.
Raktárak
Több raktár használatára is lehetőség van, ha az Árucikkek főmenüben a Raktárak gombra kattint és az Új raktár gombbal felvisz több raktárat. Eladás, számla és beszerzés ügyletek esetén kiválasztható, hogy az eladás vagy a beszerzés mely raktárból vagy raktárba történjen.
Ha több raktár van beállítva a szoftverben, akkor az Árucikk lista ablakban a táblázat bal oldalán található Készlet gomb megnyomásával megtekinthető, hogy az adott árucikk esetén melyik raktárban mekkora mennyiség található. A megjelenő Készlet részletezés ablakban mindig az aktuális mennyiség látható, függetlenül attól, hogy a Másik időpont választás jelölőnégyzettel milyen eltérő dátum lett választva, és függetlenül attól, hogy esetleg egy korábbi leltárat módosít-e éppen és ott mi a leltár időpontja.
Raktárak közötti áthelyezésre az Árucikk lista ablakban a Készlet gombot megnyomva van lehetőség az Áru mozgatás gombbal.
A raktárak megnevezés mellett az alábbi adatok adhatóak meg minden egyes raktárhoz:
Beszámítás az összkészlet mennyiségbe: Ha az Árucikk lista ablakban a Raktár megjelenítés legördülő listában a Mind van kiválasztva, akkor az adott raktár is beleszámítson-e a táblázatban a Készlet oszlopban megjelenített összesítésbe.
Eladás történhez innen: Számlázáskor, eladáskor lehetőség van kiválasztani az adott raktárat.
Beszerzés történhet ide: Beszerzéskor vagy bejövő számla rögzítésekor lehetőség van kiválasztani az adott raktárat
Ez legyen az alapértelmezett eladási raktár: Ezt a raktárat fogja alapból felkínálni a szoftver eladáskor.
Ez legyen az alapértelmezett beszerzési raktár: Ezt a raktárat fogja alapból felkínálni a szoftver beszerzéskor.
A bejövő megrendelés nem változtatja a készletet és nem foglalja le, nem zárolja a megadott mennyiséget. Szoftverünkben nincs kifejezetten automatikus funkció arra, hogy a megrendelt mennyiséget elkülönítse, azaz félrerakja vagy lefoglalja az ügyfél számára. Azonban lehetőség van egy olyan raktár létrehozására, például Foglalás néven, amelybe manuálisan áthelyezheti ilyen esetben a megfelelő mennyiséget.
Ellenőrzés
Egy adott árucikkhez tartozóan az Árucikk lista ablakban az árucikken a jobb egérgombbal kattintva megjelenő előugró menüben a Tétel mozgások a kijelölt tételből menüponttal is előhívható. Így a tételhez tartozó összes árumozgási információ megtekinthető, azaz ellenőrizhető, hogy mikor milyen okból növekedett és mikor milyen okból csökkent a készlet. Javasoljuk, hogy kapcsolja be a Honnan és a Hova oszlopokat is a táblázat bal felső sarkában lévő lila kör ikonon kattintva.
Ha úgy gondolja, hogy rosszul jelenik meg a programban a készletmennyiség, akkor ellenőrizze, hogy a raktárak résznél mindegyik raktárnál be van-e kapcsolva a beszámítás az összkészlet mennyiségbe opció.
Speciális esetben előfordulhat (régebbi programváltozat használata során raktárak törlése következményeként), hogy olyan tételmozgás van az adatbázisban, amely forrás és célraktára azonos, ez pedig a normál működéssel ellentétes. Ha olyan tételmozgást lát, amelyben a Honnan és Hova érték is azonos, akkor azt valószínűleg törölnie kell a tételmozgások közül.
Egyéb tudnivalók
Szoftverünkben nincs bizományi funkció, vagy bizományos raktár kezelés lehetőség, illetve szavatossági idő kezelés sem. Gyári szám kezelés funkciót szoftverünk nem tartalmaz, így a gyáriszám nyilvántartása csak minden tétel esetében új tételek felvitelével (akár a CTRL+INS billentyűvel történő klónozással) és az árucikk nevében / cikkszámában / egyéb adatában történő feltüntetéssel lehetséges.
A készlet nyilvántartás funkció csak az AXEL PRO PLUS, EXTRA és MAX termékek esetében érhető el, az AXEL PRO LITE változatban nem.