Egy árucikk felvitelekor legalább a megnevezés és a mértékegység megadása kötelező, minden más opcionális.
Megnevezés
A termék vagy szolgáltatás megnevezése, amely a számlán és más bizonylatokon is megjelenik. Ezen megnevezés alapján kereshet az árucikk listában .
A felvitt árucikk megnevezés automatikusan bekerül a fordítások közé.
Az árucikk megnevezéséhez használható a kalap (^) és a kettőskereszt (#) speciális karakter. A ^ karakter a jobb oldali Alt+3 billentyűvel érhető el és segítségével manuális sortörést lehet eszközölni. A # karakter a jobb oldali Alt+X billentyűvel írható be és ez után megjelenő szövegek a bizonylatokon nem kerülnek feltüntetésre, de a program bármely részén lehet látni ezen adatokat és szűrni is lehet rá. Ha két kettőskereszt karakter közé ír egy szöveget, akkor az a bizonylatokon nem kerül feltüntetésre. Például ha ezt írja be:
Zöld Alma^Érett nagy egészséges#rejtett adat
Akkor ez lesz látható a bizonylaton:
Zöld Alma
Érett nagy egészséges
Mértékegység
A megnevezett termék vagy szolgáltatás mennyiség egysége. Például: db, darab, óra, kg, alkalom, stb. Célszerű rövidített megnevezést használni, mivel az itt megadott mértékegység a bizonylatokra is feltüntetésre kerül.
A Beállítások főmenüben a Működés gomb megnyomása után az Alapértelmezések fül alatt beállítható az a mértékegység, amelyet a leggyakrabban használni szeretne, így nem kell minden árucikk felvitelekor ezt meghatározni.
A mértékegységhez kapcsolódóan a Készlet fül alatt az Eladási egység és Beszerzési egység beviteli mezőkben meghatározható, hogy milyen egységben lehessen az árucikket eladni, vagy beszerezni. Az alapbeállítás 0,0001. Példák az eladási egység beállítására:
1: csak egész darabok lesznek eladhatóak, tört mennyiségek nem (üzenet: “mezőbe egész számot kell írni!”)
0,01: két tizedesjegy pontosságú mennyiség is eladható
5: csak ötös adagokban, tehát 5, 10, 15, 20, stb. mennyiség adható el egyszerre
A funkció megfelelő működéséhez fontos, hogy a Windows-ban a területi beállítások magyarra legyenek állítva (számok tizedes elválasztó jele a vessző legyen), mert ellenkező esetben a “mezőbe számot kell írni” üzenet jelenhet meg annak ellenére is, hogy szám szerepel a mezőben.
Csoport
Az árucikkek csoportokba rendezhetőek, így a grafikonokat és összegzéseket csoportok alapján is meg tudja tekinteni, valamint az Árlista nyomtatvány formátuma is áttekinthetőbb lesz. A lehetséges csoportok létrehozása és módosítása, törlése az Árucikkek főmenüponton belül az Árucikk csoportok gombon kattintva végezhető el.
Cikkszám
Az árucikkekhez tetszőleges egyedi azonosító szám rendelhető, amellyel egyszerűsíthető a keresés, vagy gyorsabban beazonosítható egy termék. Ez a funkció akkor érhető el, ha a Beállítások főmenü Program gombjának megnyomása után a Főbb funkciók fül alatt a Cikkszám kezelés kapcsoló be van kapcsolva.
A Beállítások főmenü Nyomtatás gombjának megnyomása után a Bizonylatok fül alatt meghatározható, hogy a számlákra és más bizonylatokra is fel szeretné-e tüntetni a cikkszámot, vagy csak belső nyilvántartásra szolgál.
A cikkszámokat mindig egyedileg kell meghatározni, nincs lehetőség ezek automatikus generálására.
Vtsz/Szj
A vtsz/szj számokat a számlákon nem kötelező megadni. Ha a bizonylatra írt árucikkek közül legalább egy esetén ki van töltve a vtsz/szj mező az Új Tétel ablakban, akkor a bizonylatokra a tételek listájához megjelenítésre kerül a nyomtatványon a Vtsz/Szj oszlop. Ha egyik tétel sem tartalmaz ilyen információt, tehát ha a tételek szerkesztésekor a beviteli mező üres marad, akkor a számlákról és más bizonylatokról eltűnik a vtsz/szj oszlop is.
Tetszőlegesen manuálisan is hagyományos módon kitölthető a Vtsz/Szj szövegbeviteli mező, illetve használható a tőle jobbra lévő vtsz gomb megnyomása után megjelenő “VTSZ, TARIC számok” ablak is. Ha ebben a listában nem található a kívánt szám, akkor a Vtsz/Szj szövegbeviteli mezőbe ettől függetlenül beírható tetszőleges érték.
Ha a vtsz/szj helyett más hivatalos azonosító számot kíván feltüntetni, akkor a Beállítások főmenüben kattintson a Nyomtatás gombra, majd a Számla fül alatt az "Egyéb tétel adat megnevezése" beviteli mezőbe írja azt a megnevezést, amelyet látni szeretne a számlák tételeinél. Ez lehet a "Vtsz/Szj" is, de bármilyen tetszőleges oszlopfejléc szöveg megadható, viszont nem hagyható üresen ez a beviteli mező.
A vtsz/szj mező automatikus feltüntetésére számla, szállítólevél, bejövő megrendelés, beszerzés ügylet típusok esetén van lehetőség. Az adat feltüntetésére árajánlat, eladás, díjbekérő, kimenő megrendelés közvetlenül nincs lehetőség, azonban manuális módon az árucikk Megnevezéséhez vagy az árucikkhez tartozó Megjegyzés résznél tetszőlegesen megadható.
Ezen felül lehetőség van az árucikkhez megadni:
- eladási árat
- készlet kezelésre vonatkozó adatokat
- képet és hangot
- egyéb adatokat
- környezetvédelmi termékdíjat
Árucikk duplikálás
Az Árucikk listán a duplikálni kívánt árucikken jobb egérgombbal kattintva, majd a Duplikálás sort választva létrehozható egy új árucikk a kijelölt tétel alapján (ugyanez a művelet elvégezhető a CTRL billentyű és a Új árucikk gomb használatával, vagy a CTRL+Insert billetyűkombinációval).