A már kiállított ügyletek (számla, eladás, szállítólevél, díjbekérő, bejövő megrendelés, árajánlat, beszerzés, kimenő megrendelés) megtekinthetőek, listázhatóak, szűrhetőek, exportálhatóak, összegezhetőek az Eddigiek főmenü Eddigi ügyletek gombján kattintva, de további lekérdezések is rendelkezésre állnak. Egy adott ügylet típusra vonatkozóan is elérhetőek gombok az Eddigiek főmenüben, például az Eddigi számlák gomb, amely az összes eddig kiállított számlát jeleníti meg, azaz az eddigi ügyleteket a számlákra szűri le.
A táblázatban a kis lila kör ikonra kattintva bekapcsolható a Partner/ügyfélnév, a Partner, és az Ügyfél Név oszlop, amelyek eltérő jelentéssel bírnak.
Partner: az az ügylethez tartozó partner, aki a partnerlistából ki lett választva. Ha a partnerlistában a neve megváltozik, akkor az oszlop tartalma is megváltozik, visszamenőleg is. Ha az ügylet úgy készült, hogy nem a partnerlistából történő választással került az ügyletre, akkor az oszlop tartalma üres lesz.
Ügyfél Név: az ügylet készítésekor megadott partnernév. Ha a partnerlistában a neve megváltozik, akkor az oszlop tartalma nem fog változni, itt mindig az eredetileg megadott módon jelenik meg a név. Kimenő számlák esetében a vevő neve kerül ide, amelyre vonatkozóan az adatszolgáltatás is történik.
Partner/ügyfélnév: elsődlegesen a partnerlistában található név, de ha az ügylethez nem lett hozzárendelve partner, akkor az ügylet kiállításakor megadott ügyfélnév.
Szűrések
Az alábbi szűrési lehetőségek érhetőek el az Eddigi ügyletek ablakban a táblázat feletti szűrési csoportban:
Típus:
Szűrés az ügylet típusára vonatkozóan.
Választható értékek: - Mind - ; Számla és Eladás; Számla; Előleg számla; Eladás; Szállítólevél; Díjbekérő; Bejövő megrendelés; Árajánlat; Beszerzés; Kimenő megrendelés; Gyártás; Leltár
Bizonylatszám:
Szűrés az ügylet, vagy bizonylat sorszámára, számlák esetén a számlaszámra.
Partner:
Ügylettől függően a vevő vagy beszállító neve, vagy partnerlistában található elnevezése. A partner beviteli mezőben további speciális szűrési lehetőségek is elérhetőek az alábbi előtagok használatával (előtagkód és utána kettőspont karakter, majd az érték):
- v: szűrés kizárólag az ügyletre vagy bizonylatra írt névre
- p: szűrés kizárólag partnernévre, amely a partnerlistán szerepel
- c: szűrés címre
- cím: szűrés címre
- a: szűrés számlán szereplő partner adószámra, vagy egyéb partneradatra
- áfa: A bizonylatszám mezőben az áfa: prefix karakterek után az áfakulcs rövid nevének megadásával szűrhető a lista olyan ügyletekre, amelyeken van legalább egy adott áfakulcsú tétel.
- u: szűrés az ügyletet készítő felhasználónévre
- e: szűrés a partner egyéb adatára
- b: szűrés partner besorolására, csoportojára
- k: partnerkód szűrés
Szűrés esetén a speciális szűrések közül egyszerre csak egy alkalmazható.
Partner forma:
Választható opciók: - Mind - ; Ismeretlenek; Magánszemélyes; Vállalkozások
Azonosító:
Szűrés az ügylethez tartozó egyéb kiegészítő adatra.
Fizetési mód:
Választható opciók: - Mind - ; a Beállítások alatt az Fizetési módok után megadott felvitt lehetséges fizetési módok.
Pénznem:
Szűrés az ügylet fő pénznemére.
Állapot:
Választható opciók: Mind - ; Kész; Félbehagyott; Kész, csak saját; Kész, csak importált; Kész, ismétlődő
Alapján:
Szűrés arra, hogy az ügylet mi alapján készült, vagy az ügylet alapján készült-e más ügylet.
Választható opciók: - Mind - ; Ami alapján készült más ; Ami alapján nem készült más ; Ami más alapján készült
Ami nem más alapján készült ; Ami alapján készült számla ; Ami alapján nem készült számla ; Kiválasztott alapján készítettek ; Kiválasztott mi alapján készült
Ha az Eddigi ügyletek táblázatban kiválaszt egy ügyletet és a bal oldali részen az Infó gombra kattint, vagy a táblázat adott során a jobb egérgombbal kattint, akkor az előugró menüben elérhetőek az alábbi lehetőségek:
- “Szűrés: ez alapján készítettek”: az eddigi ügyletek táblázatát úgy szűri, hogy csak azokat az ügyleteket fogja mutatni, amelyek a kiválasztott ügylet alapján készültek (Kiválasztott alapján készítettek)
- “Szűrés: ez mi alapján készült”: az eddigi ügyletek táblázatát úgy szűri, hogy csak azokat az ügyleteket, vagy azt az egy ügyletet fogja mutatni, ami alapján a kiválasztott ügylet készült. (Kiválasztott mi alapján készült)
Fizetettség:
Választható opciók: - Mind - ; Nincs tartozás ; Van tartozás ; Van tartozás, nem járt még le ; Van tartozás, már lejárt
Megjegyzés:
Szűrés az ügyletre írt megjegyzés alapján. Tetszőleges részszöveg megadható.
Időszak:
Szűrés az ügylet valamely dátumára vonatkozóan egy dátum intervallum megadásával. Megadható az “Időszak mire vonatkozzon” legördülő listában, hogy a szűrés dátumnál megadott intervallum alapja melyik dátum legyen az alábbiak közül: Kiállítási dátum ; Teljesítési dátum ; Határidő dátum ; Kifizetés dátum
Néhány művelet esetén egyszerre több ügylet is kijelölhető a táblázatban. Az ügyletekhez tartozóan alábbi műveletek érhetőek el:
Módosítás
Ha az ügylethez még nem készült bizonylat (félbehagyott ügylet, nulla példányszámos ügylet), akkor a Módosítás gomb megnyomása után tetszőlegesen szerkeszthető az ügylet, ugyanúgy, mint az Új ügylet ablakban.
Törlés
A számlák kivételével az ügyletek törölhetőek. Szoftverünkből számlák nem törölhetőek. Fontos azonban tudni, hogy törlés után az ügylet nem visszaállítható, legfeljebb biztonsági mentésből van lehetőség a teljes adatbázis visszaállítására egy korábbi állapotra, ha azóta nem készült számla. A törlés helyett az érvénytelenítés funkció általában jobb megoldás.
Nincs olyan szűrési lehetőség, amellyel a törölt ügyletek megtekinthetőek, vagy visszaállíthatóak lennének.
Érvénytelenítés
Az Érvénytelenít gombbal készíthető sztornó számla, vagy ahhoz hasonlóan bármely ügylet érvényteleníthető. Ilyenkor egy új negatív előjelű ügylet kerül kiállításra.
Másolat
Ha az ügylethez készült bizonylat, akkor annak másolata megtekinthető a táblázat megfelelő során duplán kattintva, vagy a Másolat gombbal.
A másolat formátumát befolyásolja, hogy a Beállítások főmenüben a Nyomtatás gomb után a "Bizonylatok példányainak megkülönböztetése" be van-e kapcsolva. Bekapcsolt állapotban a másolaton az eredetihez képest az alábbi eltérések szerepelnek: Feltüntetésre kerül az "Az eredetivel mindenben megegyező!" és a "Másolat" felirat, valamint a példányszámnál másolat szöveg lesz látható. A kapcsoló kikapcsolt állapotában (alapbeállítás) az eredeti és a másolati példányok azonosak lesznek, így nyomtatóhiba vagy kifogyott papír esetén a számla egyszerűen újranyomtatható és odaadható a vevőnek a Másolat funkcióval.
Számlák és más bizonylatok másolatairól PDF dokumentumot is készíthet. Ehhez a Windows-ban egy PDF nyomtatót kell feltelepíteni (például Bullzip PDF Printer, vagy Microsoft Print to PDF) és erre a virtuális nyomtatóra nyomtatni a dokumentumot a Másolat gomb megnyomása után az előnézeti ablakban a Nyomtatás gombra kattintva, vagy a Küldés emailben jelölőnégyzet választása esetén a Küldés gombra kattintva. Egyes PDF nyomtató szoftverek, mint a Bullzip PDF Printer képesek alapértelmezetten beállítani a dokumentum fájlnevét a bizonylat sorszámára, míg más szoftverek, mint a Microsoft Print to PDF esetén a fájlnevet mindig manuálisan kell megadni.
Ha egy több példányos bizonylatot egyszerre kíván nyomtatni és emailben is küldeni, akkor a Beállítások főmenüpont Nyomtatás gombja után a megfelelő fület (például Számla, vagy Díjbekérő, vagy Árajánlat fül) kiválasztva a "Nyomtatás és email küldés esetén..." legördülő listából ki kell választani, hogy melyik példányt szeretné emailben küldeni: az eredeti példányt / másodpéldányt / másolatot.
A másolatokat csak egyesével lehet elkészíteni, megjeleníteni és küldeni. Több számla, vagy más ügyletről szóló bizonylat képének csoportos letöltésére, nyomtatására, küldésére nincs lehetőség.
Ha valamilyen rendellenes jelenség történt, például áramszünet volt és emiatt úgy látja, hogy szoftverünkből hiányzik valamilyen számla, vagy valamely számlára vonatkozóan az adatszolgáltatás nem történt volna meg, kérjük ellenőrizze, hogy a jelenséget megoldja-e a következő lépések elvégzése:
1. Nyomja meg a program főablakában az F9 billentyűt
2. Az “Egyedi lekérdezés neve” legördülő menüből válassza az “általános korrekció” lehetőséget
3. A Lekérdezés futtatása gomb után kattintson az OK gombon
4. Indítsa újra a szoftvert
5. A megjelenő ablakban ("Szeretné-e beküldeni az eddig nem beküldött számlákat?")
válassza az Igen lehetőséget.
Kifizetés
Ezzel a gombbal az ügyletek megjelölhetőek fizetettként.
Felszólítás
Manuális felszólítás emailben, vagy papíron a lejárt határidejű, fizetetlen számlákra és eladásokra vonatkozóan.
Új ügylet a kijelölt(ek) alapján
Ezzel a gombbal egy már kiállított ügylet alapján egyszerűen létrehozhat újat. Itt készíthet végszámlát, valamint módosító számlát is.
Kommentek a partnerhez
Az Infó gombon, vagy a táblázat megfelelő során a jobb egérgombbal kattintva és a "Kommentek a partnerhez" menüpontot választva megjelenik az adott ügylet vevőjéhez tartozó kommentek listája, ugyanaz a lista, mint ami a Partnerlistáról is elérhető.
Tételek a kijelölt ügylethez
Az Infó gombon, vagy a táblázat megfelelő során a jobb egérgombbal kattintva és a "Tételek a kijelölt ügylethez" menüpontot választva a Tétel mozgások ablak jelenik meg, leszűrve a kijelölt ügyletre.
Kifizetések a kijelölt ügylethez
Az Infó gombon, vagy a táblázat megfelelő során a jobb egérgombbal kattintva és a "Kifizetések a kijelölt ügylethez" menüpontot választva megtekinthetőek az ügylethez tartozó kifizetések.
Kiküldött felszólítások a partnernek
Az Infó gombon, vagy a táblázat megfelelő során a jobb egérgombbal kattintva és a "Kiküldött felszólítások a partnernek" menüpontot választva megtekinthetőek a partner számára már kiküldött felszólítások.
Kísérő dokumentum
Az Infó gombon, vagy a táblázat megfelelő során a jobb egérgombbal kattintva és a "Kísérő dokumentum" menüpontot választva kísérő dokumentum nyomtatható.
Rendszeres ismétlődés beállítása
Az Infó gombon, vagy a táblázat megfelelő során a jobb egérgombbal kattintva és a "Rendszeres ismétlődés beállítása" menüpontot választva beállítható rendszeresen ismétlődő számlák készítése.
Oszlopok
A táblázat bal felső sarkában található kis lila kör ikonon kattintva és az “Oszlopok ki/be kapcsolása” menüpontot választva az alábbi oszlopokat tudja bekapcsolni, hogy az eddigi ügyletek táblázatában látható legyen.
- Dátum: Az ügylet kiállításának dátuma.
- Időpont: Az ügylet kiállításának dátuma és időpontja.
- Tipus: A bizonylat típusa: számla, szállítólevél, eladás, díjbekérő, bejövő megrendelés, árajánlat, beszerzés, kimenő megrendelés, gyártás, leltár.
- Bizonylatszám: A bizonylat sorszáma, ha készült az ügylethez.
- Partner/ügyfélnév: Az ügylethez tartozó partner neve a partnerlistából, vagy annak hiányában az ügyletre írt partnernév.
- Partner: Az ügylethez tartozó partner neve a partnerlistából.
- Ügyfél Név: Az ügyletre írt partnernév.
- Ügyfél Cím: A partner címe, ami az ügyletre került.
- Ügyfél Adószám: A partner adószáma, ami az ügyletre került.
- Ügyfél Egyéb: A partner egyéb adata, ami az ügyletre került.
- Ügyfél Forma: A partner jogi formája.
- Példány: A bizonylat példányszáma.
- Fiz. mód: A fizetés módja.
- Teljesítés: A teljesítés dátuma.
- Határidő: A fizetési határidő.
- Ne. összeg: A nettó összeg.
- Br. összeg: A bruttó összeg.
- Tartozás: A tartozás összege, ha fizetetlen állapotú.
- Kifizetett összeg: A már kifizetett összeg.
- Kifizetés időpontja: A kifizetés időpontja.
- Pénznem: Az ügylet pénzneme.
- Árfolyam: Az ügylet árfolyama.
- Gar. összeg: A garanciális visszatartás összege.
- Gar. határidő: A garanciális visszatartás határideje.
- Megjegyzés: A bizonylaton szereplő megjegyzés.
- Hozzárendelt megjegyzés: A bizonylathoz utólag hozzárendelt megjegyzés.
- Azonosító: Az ügylet egyedi belső azonosítója, ha be van kapcsolva ez a funkció az Ügylet főbb adatok témakörben írtak szerint.
- Importált: Az ügylet a programmal készült-e vagy valahonnan importálva lett.
- Készült-e más ez alapján: Az aktuális ügylet alapján készült-e más ügylet, vagy sem.
- Más alapján készült-e: Az aktuális ügylet egy másik ügylet alapján készült-e, vagy sem.
- Létrehozva: Az ügylet létrehozásának pontos időpontja.
- Létrehozó: Az ügylet létrehozójának felhasználóneve, ha jelszóval jelentkezett be a programba.
- Módosítva: Az ügylet legutóbbi módosításának időpontja, ha volt.
- Módosító: Az ügylet módosítójának felhasználóneve, ha jelszóval jelentkezett be a programba.
- Hozzárendelés: Az ügylethez van-e hozzárendelt dokumentum, amelyet a Hozzárendel gombbal lehet csatolni.
A rendszeres ismétlődés funkció csak az AXEL PRO PLUS, EXTRA és MAX termékek esetében érhető el, az AXEL PRO LITE változatban nem.