Minden ügylet típushoz (számla , eladás , szállítólevél , díjbekérő , bejövő megrendelés , árajánlat , beszerzés , kimenő megrendelés ) hozzárendelhető egy vagy több kísérő dokumentum is, amely az ügylet kiállításakor automatikusan megjelenik vagy nyomtatódik . A kísérő dokumentum egy tetszőleges Word vagy PDF formátumú dokumentum lehet, amelyben használhatóak változók is. A változókat az AXEL PRO automatikusan a megfelelő szövegre cseréli az ügylet adatai alapján
Ez a funkció használható például számlák mellé automatikusan nyomtatott köszönő levél, szerződés, teljesítés igazolás, vagy garancialevél készítéséhez.
Dokumentum kiválasztása
A Beállítások főmenü Kísérő dokumentumok gombjának megnyomása után hozhatóak létre és állíthatóak be a kísérő dokumentumok. A megjelenő ablakban kattintson az Új dokumentum gombon, ezután az alábbiak állíthatóak be:
Név
Tetszőleges egyedi megnevezés, amely alapján az Új ügylet ablakban ki tudja választani a dokumentumot.
Fájl
Pdf, doc, vagy docx dokumentum fájl elérési útvonala. Kiválasztáshoz és tallózáshoz kattintson a kis sárga mappa ikonon. Ha még nincs elmentett Word dokumentum, amelyet tallózással ki tudna jelölni, akkor indítsa el a Word dokumentum szerkesztéséhez használt programot, hozzon létre egy dokumentumot és mentse le egy tetszőleges helyre.
Word formátum csak akkor használható, ha Microsoft Word is fel van telepítve a számítógépre.
Megnyitás
Ha szerkeszteni, vagy megnyitni szeretné a Fájl beviteli mezőben kiválasztott dokumentumot, akkor kattintson a Megnyitás gombon. Ekkor a dokumentum formátumához hozzárendelt szerkesztőprogram indul el. Tetszőleges betűtípus, elrendezés, formázás használható, beilleszthető kép is, vagy vízjel, grafikon, táblázat, vagy szinte bármi.
Nyomtatás megtekintés nélkül
Ha be van kapcsolva, akkor az adott ügylettel együtt azonnal nyomtatásra kerül a kiválasztott fájl is. Ha ki van kapcsolva, akkor az adott ügylet kiállításakor a kísérő dokumentum nem nyomtatódik automatikusan, hanem csak megjelenik a kiválasztott fájl és ezután szerkeszthető, illetve nyomtatható. Szoftverünkben közvetlenül nincs lehetőség emailben történő küldéskor a kísérő dokumentum és a bizonylat egyetlen PDF fájlba való összefűzésére.
Speciális szövegrészek cseréje
Ha be van kapcsolva, akkor a nyomtatás vagy megjelenítés előtt a kiválasztott fájlban a program néhány szöveget kicserél a hozzá tartozó ügylet adatai alapján. A cserélődő szövegeket a Változók gombra kattintva tekintheti meg. A változók a Word dokumentum bármely részén szerepelhetnek, de szövegdobozban, vagy előfej/élőláb résznél nem. A változók használatához nem kell semmilyen speciális funkció, egyszerűen beírható a változó neve a Word dokumentum szövegébe.
Az alábbi változók használhatóak:
- [SORSZAM] : Kapcsolódó bizonylat sorszáma.
- [OSSZEG] : Kapcsolódó bizonylat végösszege.
- [OSSZEG_NETTO] : Kapcsolódó bizonylat nettó értéke.
- [KIALLITASDATUM] : Kapcsolódó bizonylat kiállítási dátuma.
- [TELJESITESDATUM] : Kapcsolódó bizonylat teljesítési dátuma.
- [HATARIDODATUM] : Kapcsolódó bizonylat fizetési határideje.
- [ERVENYESSEG] : Kapcsolódó árajánlat érvényességi dátuma.
- [CEGNEV] : Kapcsolódó bizonylatra írt ügyfél név.
- [CIM] : Kapcsolódó bizonylatra írt cím.
- [ADOSZAM] : Kapcsolódó bizonylatra írt egyéb ügyfél adat.
- [FIZETESMOD] : Kapcsolódó bizonylaton szereplő fizetési mód.
- [ATVEVONEV] : Kapcsolódó szállítólevélre írt szállítási név.
- [ATVEVOCIM] : Kapcsolódó szállítólevélre írt szállítási cím.
- [EGYEB] : Kapcsolódó bizonylatra írt egyéb fejlécadat.
- [MEGJEGYZES] : Kapcsolódó bizonylatra írt megjegyzés.
- [DATUM] : Aktuális dátum YYYY.HH.NN. formátumban.
- [TETELEK] : Kapcsolódó bizonylaton szereplő tételek neveinek felsorolása vesszővel elválasztva.
Típus
Itt határozható meg, hogy mely ügylet típus esetén szeretné a kísérő dokumentumot használni.
nem választható:
Az adott ügylet típussal együtt nem nyomtatható a kísérő dokumentum.
választható, alapértelmezetten KI:
Az adott ügylet típussal együtt nyomtatható a kísérő dokumentum, de ezt az Új ügylet ablakban a kísérő dokumentumok gombon kattintva be kell kapcsolni.
választható, alapértelmezetten BE:
Az adott ügylet típussal együtt nyomtatható a kísérő dokumentum és az Új ügylet ablakban nincs további teendő, mert automatikusan kiválasztásra kerül a dokumentumok.
Ha az adott számlához (vagy más ügylethez ) általában kell kiállítani kísérőlevelet is, akkor a Beállítások főmenü Kísérő dokumentumok gombjának megnyomása után az adott dokumentum módosításán belül a Típus csoportban válassza ki a legördülő listából a "Választható, alapértelmezetten BE" lehetőséget.
Ha viszont általában nincs szükség kísérő dokumentumra, de néha igen, akkor a "Választható, alapértelmezetten KI" lehetőséget célszerű választani. Ebben az esetben az ügylet kiállításakor még bekapcsolható a kísérő dokumentum.
Kísérő dokumentum nyomtatása
A számla és más ügyletek kiállításakor az Új ügylet ablakban felül megjelenik egy "Kísérő dok." feliratú gomb, ha legalább egy kísérő dokumentum be lett állítva. A gombon kattintva előugró menü jelenik meg, ahol kiválasztható, hogy az adott ügylethez mely dokumentumokat szeretné nyomtatni.
A számla (illetve a más ügylet) kiállítása után is lehetőség van egy hozzá tartozó kísérő dokumentum utólagos nyomtatására. Ehhez az Eddigiek főmenü Eddigi ügyletek gombjának megnyomása után a táblázatban válassza ki az ügyletet, majd az Infó gomb megnyomása, vagy a táblázat megfelelő során a jobb egérgombbal történő kattintás után megjelenő előugró menüben válassza a Kísérő dokumentum menüpontot.
Csatolt dokumentum
Ha olyan kapcsolódó dokumentumot kívánt egy ügylethez hozzárendelni (akár készítéskor, akár utólag), amely belső információként szolgál és nem szükséges ismét nyomtatni a bizonylattal együtt, akkor erre az ügylet hozzárendelés funkció használható.