Partner választás
Az ügylet készítése során szükséges a vevő / beszállító partner adatainak megadása, akár listából, akár begépelve. A megadható adatokkal kapcsolatban további részleteket és tanácsokat talál az Ügylet partner választás és a Partner adatok tudástár témakörökben.
A Vevő vagy Beszállító csoport alatti "Nyelv:" legördülő listával (magyar / angol / német / egyéb) szabályozható, hogy a bizonylat magyar, vagy idegen nyelven kerüljön kiállításra. A részletekkel kapcsolatban az online tudástár Fordítások témakörében tájékozódhat. A nyelv nem csak az adott ügylethez, hanem alapértelmezetten a partnerhez is beállítható a Partner módosítás ablakban a Kapcsolat fül alatti Nyelv legördülő listában.
Ügylet típus választás
A kezdő ablakban az Eladás, valamint az Árucikkek főcsoport alatt található gombokkal választható ki, hogy az új ügylet milyen típusú legyen. Eladás esetén az Új ügylet ablak felső részén bármikor megváltoztatható a készülő ügylet típusa a Típus módosítás gombra kattintva.
Boríték nyomtatás
Ha az ügylet kiállítása mellett borítékot is szeretne nyomtatni a partner részére, akkor az Új ügylet ablak felső részén a Boríték jelölőnégyzetet kell bekapcsolni. Erre vonatkozó beállításokat a Beállítások főmenü Nyomtatás gombjának megnyomása után a Boríték fül alatt érhet el. Részletes információk a Boríték készítés témakörben.
Kísérő dokumentum nyomtatás
Ha az ügylet mellé kísérő dokumentumot is szeretne nyomtatni, és legalább egy lehetséges kísérő dokumentumot már beállított, akkor az Új ügylet ablak felső részén kattintson a Kísérő dokumentum gombon, majd az előugró menüben jelölje be a nyomtatandó dokumentumokat.
Kibocsátó választás
Ha a Beállítások főmenü Cégadatok gombjának megnyomása után többféle kibocsátó adat is meg lett határozva, akkor az Új ügylet ablak felső részén a Kibocsátó gomb megnyomása után választható ki, hogy melyik kibocsátó adat kerüljön az új ügylethez tartozó bizonylat fejlécébe.
Ár csoport
Áfakulcs
Itt választható ki, hogy az ügyletre írt tételekhez milyen áfakulcs tartozzon. Ezen beállítástól függetlenül a tételek áfakulcsa egyedileg módosítható marad. Ha a "-Tételhez beállított-" opciót választja, akkor az ügylet tételének áfakulcsa meg fog egyezni az Árucikk listán az árucikkhez beállított áfakulccsal, vagy az Új tétel gomb után megadott áfakulccsal.
Általánosságban elmondható, hogy a számla adattartalmára, az alkalmazandó áfakulcsra, valamint a szükséges feltüntetendő feliratokra vonatkozóan könyvelője tud tájékoztatást nyújtani, mivel az alkalmazandó áfakulcs számos tényezőtől, köztük az eladó és vevő cégformájától, adózási módjától és az ügylet speciális jellegétől is függ. Mi a szoftver üzemeltetési kérdéseiben tudunk segíteni, jogszabály értelmezésben, vagy könyvelési ügyekben nem.
Ártípus
Árkategóriák használata esetén az ügyletek készítése során kiválasztható, hogy az árlistából választott árucikkek melyik eladási ára kerüljön az ügyletre.
Kedvezmény
Az ügyletre írt tételek alapértelmezett kedvezménye. A beviteli mezőtől jobbra lévő kis zöld gombon kattintva a már felvitt tételek kedvezménye is megváltoztatható.
Pénznem és árfolyam
Az ügylet tételeinek pénzneme lehet Forint, vagy bármilyen deviza.
Fizetési mód
A Beállítások főmenü Fizetési módok gombjának megnyomása után beállított lehetséges fizetési módok közül lehet választani. A fizetési mód nem csak a bizonylaton feltüntetett fizetési módot határozza meg, hanem az alapértelmezett fizetési határidőt, az alapértelmezett fizetettségi állapotot, a teljesítési dátumot, a végösszeg kerekítési módját, valamint egyéb feliratokat a bizonylatra. A fizetési módhoz meghatározható, hogy a kiállítási dátumhoz képest hány nappal legyen eltolva a fizetési határidő vagy a teljesítés dátuma.
Az alapértelmezés kiválasztásához kattintson a Fizetési módok ablak táblázatának valamely során a jobb egérgombbal és az előugró menüből válassza a "Beállítás alapértelmezettnek" menüpontot, vagy kattintson a Módosítás gombon és jelölje be az "Ez legyen az alapértelmezett fizetési mód" kapcsolót.
Az alapértelmezett fizetési mód a partnerhez is hozzárendelhető. Ehhez a Partnerek főmenüben kattintson a Partnerlista gombra, majd a partner kiválasztása után a Módosítás gombra megjelenő Partner módosítása ablakban, az Értékesítés fül alatt válassza ki az Alap Fizetési mód legördülő listából a megfelelő fizetési módot. Ekkor egy új eladás vagy új számla esetén a partner kiválasztása után az ügyletre az itt megadott fizetési mód kerül beállításra alapértelmezettként.
Fizetési határidő
Válassza ki azt a dátumot, ameddig a számlát, vagy más ügyletet ki kell fizetnie a vevőnek. A határidő lejárta utáni fizetetlen számlákra vonatkozóan felszólítást lehet küldeni a partner részére. A határidő nem csak konkrét dátummal, hanem a kiállítási dátumhoz képesti napok számában mért eltolással is megadható a ma+ utáni beviteli mező segítségével. Ezen eltolási érték egyedileg beállítható a fizetési módhoz, valamint a partnerhez is. Készpénzes fizetési mód esetén a fizetési határidőnek a számla kiállítási dátumával egyeznie kell.
Amikor egy ügylet alapján készül egy másik típusú ügylet, vagy az ügylet típusa megváltoztatásra kerül, illetve ha egy korábbi félbehagyott ügylet módosítását végzi, akkor számos feltétel és beállítás megváltozik, mert az egyes ügyletek különböző adattartalommal bírnak, így ilyen esetben a beállított dátumok megváltozhatnak, ezért kérjük kiemelten ellenőrizze mindig kiállítás előtt, hogy a megadott dátum helyes-e.
A fizetési határidő alatt beállítható a fizetve jelölőnégyzettel, hogy az újonnan készített ügylet már ki van-e fizetve, vagy sem. Bármilyen ügylet későbbi módosításakor azonban a korábban beállított kifizetési időpont mindig felülíródik a módosítás dátuma szerint.
Kiegészítő adatok csoport
Kiállítás időpontja
A kiállítás időpontja alapértelmezetten az gépóra szerinti aktuális idő, de lehetőség van időben régebbre és előre is bevinni ügyleteket. Az ügylet időpontja nem csak a bizonylatokra nyomtatott kiállítási időpontot határozza meg, hanem az árucikkek raktármozgási időpontját is.
Számlák esetében jogszabályi előírások szerint a dátum módosítására nincs lehetőség.
Teljesítés
Annak a dátumnak a megjelölése, amikor az áru vagy szolgáltatás átadása, átvétele megtörtént. Készpénzes számla esetén a teljesítési dátum nem térhet el a számla kiállítási dátumától, mivel az ügylet megtörténtekor a NAV állásfoglalása szerint haladéktalanul bizonylatolni kell. Más fizetési módok esetén tetszőlegesen megadható.
Egyéb fizetési módok esetére vonatkozóan a Beállítások \ Működés \ Figyelmeztetések fülön beállítható, hogy számlakiállításkor figyelmeztessen a program, amennyiben a teljesítési dátum 8 napnál régebbi. Bekapcsolt figyelmeztetéskor a szoftver üzenetet jelenít meg, ha a teljesítési dátum a kiállításinál több, mint 8 nappal korábbira van állítva.
Amikor egy ügylet alapján készül egy másik típusú ügylet, vagy az ügylet típusa megváltoztatásra kerül, illetve ha egy korábbi félbehagyott ügylet módosítását végzi, akkor számos feltétel és beállítás megváltozik, mert az egyes ügyletek különböző adattartalommal bírnak, így ilyen esetben a beállított dátumok megváltozhatnak, ezért kérjük kiemelten ellenőrizze mindig kiállítás előtt, hogy a megadott dátum helyes-e.
Az egyes fizetési módok a Beállítások főmenüben a Fizetési módok gombra kattintva szerkeszthetőek.
Forrás- vagy célraktár
Több raktár használata és készletnyilvántartás esetén kiválasztható, hogy az ügyletre írt tételek alapértelmezetten melyik raktárból kerüljenek ki, vagy melyik raktárba kerüljenek be. A beállítástól függetlenül tételenként is megadható a forrás- vagy célraktár.
Példány
Az ügylethez készülő bizonylat hány példányban kerüljön kiállításra. Számla és szállítólevél esetén kötelező minimum 1 példányban elkészíteni a bizonylatot. Egyéb ügyletek esetén megadható nulla példány is, ilyenkor nem történik bizonylatolás. Több példány esetén beállítható, hogy melyik példány legyen nyomtatva és melyik legyen emailben küldve.
Az ügyletek alapértelmezett példányszáma a Beállítások főmenü Nyomtatás gombjának megnyomása után a megfelelő fül alatt állítható be az Alapértelmezett példányszám beviteli mezőben.
Nulla példány alkalmazásakor az ügylethez esetleg kapcsolódó más bizonylat sorszáma tetszőlegesen megadható a megjelenő sorszám beviteli mezőben.
A Beállítások főmenüben a Nyomtatás gomb után a Bizonylatok fül alatt meghatározható a "Bizonylatok példányainak megkülönböztetése" kapcsolóval, hogy a bizonylatok egyes példányai eltérőek legyenek-e. Kikapcsolt állapotban a bizonylat fejléc alatt nem lesz feltüntetve, hogy eredeti példány, másodpéldány, vagy másolat, illetve az összpéldányszám sem kerül feltüntetésre, így az egyes példányok teljesen azonosak lesznek. Csak akkor ajánlott kikapcsolni a megkülönböztetést, amennyiben a jogszabály erre lehetőséget kínál. Bekapcsolt állapotban a számlák és más bizonylatok egyes példányai (eredeti, másod, másolat) meg lesznek különböztetve, valamint feltüntetésre kerül a nyomtatványon, hogy összesen hány példányban készült.
Azonosító
Tetszőleges egyéb kiegészítő adat az ügylet egészére vonatkozóan. Ez használható csak belső nyilvántartásra, vagy a bizonylaton is feltüntethető, ha a Beállítások főmenü Nyomtatás gombja után a Bizonylatok fül alatt az "Egyéb azonosító feltüntetés" be van kapcsolva.
Megjegyzés
Tetszőleges egyedi megjegyzés, amely a bizonylatokon is feltüntetésre kerül. Több soros szerkesztéshez kattintson a "..." feliratú gombon. Ha a Beállítások főmenüben a Megjegyzések gomb segítségével már felvitt gyakori megjegyzéseket, akkor az Új ügylet ablakban a megjegyzés beviteli mezőtől jobbra lévő kis "v" feliratú gombon kattintva egyszerűen ráteheti ezen megjegyzések valamelyikét az ügyletre.
Egyéb hozzárendelés
Olyan egyéb információ hozzárendelése, amely a bizonylattal együtt nem kerül nyomtatásra, de utólag megtekinthető és módosítható is. Például saját feljegyzés, vagy kapcsolódó dokumentum szkennelt képe.