A lejárt fizetési határidejű, nem kifizetett számlák és eladások esetében lehetőség van felszólítás készítésére a partner számára. A felszólítás történhet emailben, illetve egy Word sablon alapján papíron is. A felszólítás történhet egyedi döntés alapján, vagy automatikusan is.
Felszólítás csak akkor készíthető, ha a fizetési határidő már lejárt és fizetetlenként van megjelölve.
Felszólításkor szoftverünk mindig a partnerre vonatkozó összes fizetett és fizetetlen számlát veszi figyelembe, abban az esetben is, ha a felszólítás funkció az Eddigi számlák menüpontból egy konkrét számlára kattintva lett indítva. Ha úgy gondolja, hogy a program által felszólításkor megjelenített összeg nem megfelelő, akkor kérjük ellenőrizze, hogy az adott partnerhez tartozóan milyen fizetett és fizetetlen, esetleg részbeni teljesítésű számlák tartoznak. Ehhez a Partnerek főmenüben a Partnerlista gombon kattintva válassza ki a partnert, majd a jobb egérgombbal kattintva az előugró menüből az Ügyletek a kijelölt partnerrel menüpontot. A megjelenő táblázatban megtalálhatóak a partnerhez tartozó ügyletek, amelyek fizetettségi állapotának módosítását a Kifizetés gombra kattintva, vagy a jobb egérgombbal a Kifizetések a kijelölt ügylethez menüpontra kattintva tudja megadni.
A Tudástár “Fizetettségi állapot” témaköre bővebb információt nyújt a kifizetések kezelésével kapcsolatban.
Felszólítás egyedileg
Az Eddigiek főmenü Eddigi ügyletek gombjának megnyomása és egy lejárt határidejű , fizetetlen számla kijelölése után a Felszólítás gombon kattintva egy előugró menü jelenik meg, ahol lehetőség van a számlával kapcsolatban felszólítás készítésére az ügyfél részére emailben , illetve papíron . Ugyanitt megtekinthetőek az eddig elkészített, a számlához tartozó partner számára kiküldött felszólítások is a jobb egérgomb vagy az Infó gomb használatával megjelenő menüben a "Kiküldött felszólítások a partnernek" menüponton kattintva.
Ehhez hasonlóan a Partnerek főmenü Tartozó partnerek gombjának megnyomása után is lehetőség van felszólítás készítésére, illetve a kiküldött felszólítások megtekintésére.
Automatikus felszólítás
A Beállítások főmenü Működés gombjának megnyomása után az Automatikus felszólítás fül alatt beállítható, hogy a program indításakor nézze meg, hogy van-e olyan számla vagy eladás, amely még nincs kifizetve és már lejárt, valamint felszólítás küldése időszerű.
Partnerenként és ügyletenként négy alkalommal történhet felszólítás. Beállítható, hogy a lejárat után, vagy az előző felszólítás után mennyi idővel következzen a következő felszólítás, ha az adott ügylet még nincs kifizetve.
Többféle működési mód választható az egyes felszólításokhoz:
a) - Kikapcsolva -
Ebben az esetben nem történik automatikus felszólítás, de manuálisan készíthető felszólítás.
b) Csak figyelmeztető ablak megjelenítése
Indításkor minden lejárt, fizetetlen számla és eladás esetén csak egy tájékoztató üzenet jelenik meg, amelyben szerepel a számla sorszáma, és a vevő neve is.
c) Felszólítás emailben
Indításkor minden lejárt, fizetetlen számla és eladás esetén megjelenik a beállított sablon alapján már kitöltött email és egy kattintásra elküldhető.
d) Felszólítás papíron
Indításkor minden lejárt, fizetetlen számla esetén megjelenik a beállított Word sablon alapján már kitöltött dokumentum és egy kattintásra nyomtatható.
e) Felszólítás SMS-ben
Az SMS küldés funkció 2024-ben kivezetésre került, így a továbbiakban nem elérhető.
Indításkor minden lejárt, fizetetlen számla és eladás esetén megjelenik a beállított sablon alapján már kitöltött SMS és egy kattintásra elküldhető, amennyiben a megfelelő beállítások elvégzése megtörtént és külső szoftver a küldést támogatja.
Felszólítás szövege
A Beállítások főmenüben a Működés gombra kattintva a Felszólítás emailben, illetve Felszólítás papíron fül alatt beállítható, hogy mi legyen a felszólítások szövegezése. A szövegben használható változók megtekinthetőek az ablakban a Használható változók gombon kattintva:
[CEGNEV], [CIM], [ADOSZAM], [ATVEVONEV], [ATVEVOCIM], [EGYEB], [KAPCSOLATTARTO], [TELEFON], [TELEFON2], [PARTNERKOD], [TARTOZAS], [LEJARTTARTOZAS], [NEMLEJARTTARTOZAS], [SZAMLASZAM], [OSSZEG], [OSSZEG_NETTO], [KIALLITASDATUM], [HATARIDODATUM], [TELJESITESDATUM], [SZAMLANEV], [SZAMLACIM], [SZAMLAADOSZAM], [NAPJALEJART], [HANYADIK], [FELSZOLITASOK], [DATUM]
Egyéb információk
A “Felszólítás nem készíthető, mert a partnernek nincs lejárt tartozása!” üzenet akkor jelenik meg, ha az adott partner esetében, figyelembevéve az összes fizetett és fizetetlen eladás és számla ügyletet, a részteljesítéseket és a túlfizetéseket, összességében nincs tartozása.
A “Szeretné most megjeleníteni, küldeni X darab felszólítást?” kérdést az automatikus felszólítás bekapcsolásakor teszi fel a program indításkor, ha vannak olyan ügyletek, amelyekre vonatkozóan tartozás áll fenn. Ilyenkor az üzenetben szereplő szám azt jelzi, hogy hány olyan partner van, akihez tartozóan van legalább egy olyan ügylet, amely esetén tartozás áll fenn. Ha egy ügylet esetében tartozás áll fenn, de azonos partnernek túlfizetése is van egy másik ügylet esetén, akkor a program megkérdezi, hogy szeretné-e most megjeleníteni, küldeni a felszólítást, de közvetlenül utána megjelenítheti azt is, hogy a partnernek nincs lejárt tartozása.
Az Eddigi ügyletek ablakban a bal felső sarokban található lila kör ikonon kattintva bekapcsolható, hogy megjelenjen az ügyletek mellett a Kifizetett összeg és a Tartozás értéke is. Szoftverünkben egyenlegközlő funkció nincs, de a felszólításkor az összes tartozás megjeleníthető.
A felszólítás funkció csak az AXEL PRO PLUS, EXTRA és MAX termékek esetében érhető el, az AXEL PRO LITE változatban nem.