Azon bizonylatokhoz, amelyek legalább egy példányban készülnek, például számlák esetében, szoftverünk automatikusan hozzárendel egy egyedi sorszámot. Bizonyos ügyleteknél használható nulla példányszám is, ilyenkor manuálisan adható meg egy tetszőleges sorszám.
A számlák sorszámát a program automatikusan osztja ki, ezek módosítására, megváltoztatására nincs lehetőség.
Formátum
Az automatikus sorszámozás az alábbi formátumban történik:
XXXX-YY-ZZZZZZZ
Ahol a változók jelentése a következő:
XXXX
Globálisan egyedi betűkből és számokból álló négy karakteres előtag, amely minden szoftver példány esetén egyedi és automatikusan kerül kiosztásra a program megrendelésekor.
YY
Az ügylet típusától függő két karakteres jelzőkód. SZ=Számla, ML=Szállítólevél, EL=Eladás, DB=Díjbekérő, BM=Bejövő megrendelés, AR=Árajánlat, KM=Kimenő megrendelés.
ZZZZZZZ
A bizonylatszám 7 karakteres sorszám része, amelynek kezdő értéke a program megrendelésekor kerül automatikusan meghatározásra. A sorszám rész ügylet típusonként saját tartományon belül egyesével növekszik minden ügylet kiállítása után. Az egyes ügylet típusokhoz tartozó kezdő sorszámok megtekinthetőek a Beállítások főmenü Cégadatok gombjának megnyomása után a Sorszámok fül alatt és a Sorszám nyilvántartás tájékoztató (PDF) gomb megnyomása után letölthető és nyomtatható a számlák sorszámozására vonatkozó dokumentum. Az utolsó kiadható sorszám az XXXX-YY-9999999, így bármilyen 1-es számjeggyel kezdődő kezdősorszám érték esetén is minimum nyolcmillió számla, vagy más bizonylat állítható ki.
Szoftverünk használata során a sorszám folyamatosan növekedik, új év kezdésekor is a korábbi folytatódik, tehát év kezdéskor nem indul újra. Nincs lehetőség úgy beállítani a programot, hogy új év esetén a bizonylatszám utolsó számsor tagja újrainduljon. Sem a négy karakteres előtag, sem a jelzőkód, sem pedig a sorszám rész nem módosítható sem általunk, sem pedig a program felhasználója által.
Miért nem 1-től indul?
Szoftverünk éles változatában a kézi számlatömbökhöz hasonlóan a sorszámozás azért nem egytől indul, mert ezáltal elkerülhető, hogy az Ön vevője tudomást szerezzen arról, hogy a program használata során hanyadik számlát, vagy más bizonylatot állítja ki. Ezen információ nem tartozik a vevőre. Az automatikusan a megrendeléskor generált véletlenszerű egyedi kezdősorszám biztosítja, hogy a partner ne tudja a sorszám alapján kitalálni az Ön forgalmát.
Fontos megjegyezni, hogy a számlasorszám és más bizonylatok sorszáma nem csak az utolsó kötőjel utáni 7 karakteres számból áll, hanem a sorszám része a fentiek szerinti minden betű és karakter.
Kiegészítő előtag
Hálózati működés, vagy egyéb esetben szükség lehet több különböző sorszám tartományra alkalmazására. Szoftverünk telepítési mappájában található setup.ini fájlban az nr_prefix= változóval határozható meg, hogy az adott program a sorszámozáskor milyen kiegészítő számot tartalmazzon. Ehhez a setup.ini fájlban az nr_prefix sor előtt található pontosvessző karaktert törölni kell, valamint az egyenlőségjel után egy tetszőleges egész számot megadni 1 és 99 között. Ezután a program újraindítása szükséges. A kiegészítő előtag a XXXX-YY-ZZZZZZZ formátumot a következőre módosítja: XXXX-YYE-ZZZZZZZ, ahol az E a setup.ini fájlban megadott számot jelöli.
Párhuzamos hálózati használat esetén, ha nagy mennyiségben állítanak ki számlákat egyszerre különböző klienseken, akkor a kiegészítő előtag kliensenként eltérő beállítása szükséges.
Jogszabály írja elő, hogy a számlák sorszámozásának folytonosnak kell lennie. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a sorszámnak egyesével növekednie kell, valamint hogy egy nagyobb sorszám esetén a kiállítási dátum nem lehet kisebb a korábbinál. Ennek biztosítása érdekében az alábbiakra kell figyelni:
- A számítógép gépórája mindig a helyes dátumot és időpontot mutassa!
- Az élesített program egyszerre csak egy helyen legyen, ne készítsen klónokat!
- Számlázáskor és a szoftver használata során mindig a használati útmutató szerint járjon el!
- A szoftver áthelyezésekor a Gépcsere témakörben írtak szerint járjon el!
NAV jelzések
A NAV Online Számla Adatszolgáltatás tudástár témakörben írtak szerint előfordulhatnak a számla sorszámával kapcsolatos jelzések az alábbiak szerint:
- “ERROR: A megadott számla sorszámmal már történt adatszolgáltatás. (INVOICE_NUMBER_NOT_UNIQUE)”
Hivatalos jelentés: Az invoiceNumber mezőben szereplő számlasorszámon az adózó már teljesített adatszolgáltatást. A számlasorszámnak adózónként egyedinek kell lennie! Ebbe nem számítanak bele a technikailag érvénytelenített számlák, de csak akkor, ha a technikai érvénytelenítést az adózó már jóváhagyta!
Jelentés: Nem a számla sorszámának duplikációjára utal általában, hanem csak arra, hogy az adatszolgáltatás egyszer már megtörtént, így felesleges volt az ismételt adatszolgáltatás. Az üzenet tehát nem a számlára, hanem csupán az adatszolgáltatásra vonatkozik. A jelenséget az okozhatja, hogy a NAV fogadórendszerében esetenként országos szintű akadozások tapasztalhatóak. A NAV rendszere ilyenkor a specifikáció ellenére nem ad vissza információt arról, hogy a számlát befogadta-e vagy sem, így ismételt küldésre van szükség a jogszabályi kötelezettség garantált teljesítéséhez, akkor is, ha NAV rendszere korábban mégis befogadta a számlát, de rendszerük hibás működése miatt nem adott visszajelzést. Az ismételt küldés során a NAV jelezte, hogy a számla már szerepel a befogadott számlák között, így az adatszolgáltatás rendben megtörtént.
Teendő: Ellenőrizze a NAV online számla felületén, hogy az adott sorszámú számla eredeti adatszolgáltatása rendben megtörtént. Ha igen, akkor Önnek nincs további teendője, mivel a fentiek alapján ebben az esetben "A megadott számla sorszámmal már történt adatszolgáltatás" üzenet csupán a számla NAV felé történő ismételt küldésére vonatkozik, ilyen esetben az első beküldés során az adatszolgáltatás már sikeresen megtörtént.
- Eltűnt számla
Szoftverünk azokról a számlákról szolgáltat adatot a NAV részére, melyekre a kötelező adatszolgáltatás vonatkozik. Speciális esetben, ha a vevő külföldi magánszemély, akkor a NAV részére nem szükséges adatot szolgáltatni, így ezen számlák a NAV adatszolgáltatásában nem lesznek elérhetőek.
Ha valamilyen rendellenes jelenség történt, például áramszünet volt és emiatt úgy látja, hogy szoftverünkből hiányzik valamilyen számla, vagy valamely számlára vonatkozóan az adatszolgáltatás nem történt volna meg, kérjük ellenőrizze, hogy a jelenséget megoldja-e a következő lépések elvégzése:
1. Nyomja meg a program főablakában az F9 billentyűt
2. Az “Egyedi lekérdezés neve” legördülő menüből válassza az “általános korrekció” lehetőséget
3. A Lekérdezés futtatása gomb után kattintson az OK gombon
4. Indítsa újra a szoftvert
5. A megjelenő ablakban ("Szeretné-e beküldeni az eddig nem beküldött számlákat?")
válassza az Igen lehetőséget.
Egyéb tudnivalók
Ha a programot egy olyan biztonsági mentésből állítja vissza, amely adatbázisában nem található meg minden számla, az nem rendeltetésszerű használatnak minősül. A biztonsági mentésről és a szoftver új helyre történő áthelyezéséről a tudástárban a Gépcsere témakörben részletes tájékoztatást nyújtunk.
Szoftverünkből számlák nem törölhetőek és visszamenőleg nem rögzíthetőek.
Szoftverünk ilyen esetben indításkor üzenetben jelezheti a problémát, amennyiben van elérhető internet kapcsolat. Mindenképpen ellenőrizze, hogy van-e frissebb rendelkezésre álló mentés. Ettől függetlenül szoftverünk az új számlák sorszámát úgy fogja beállítani, hogy figyelembe veszi nem csak a saját adatbázisát, hanem a NAV részére beküldött legnagyobb sorszámot is.
Ha a sorszámozással kapcsolatban bármilyen anomália történik valamilyen szoftveres vagy hardveres meghibásodás miatt, vagy nem rendeltetésszerű használat miatt, akkor javasoljuk, hogy a történtekről vegyen fel belső jegyzőkönyvet, amelyben leírja a jelenség körülményeit és az érintett számlák sorszámát, kiállítási időpontját, hogy a későbbiekben, ha esetleg szükség van rá, dokumentálva legyen az eset.