Az AXEL PRO Számlázó Programmal emaileket is tud küldeni vevői, partnerei számára, melyhez a legelső alkalommal néhány beállítást el kell végeznie.
A program táblázatai, grafikonjai és nyomtatványai nem csak nyomtathatóak, vagy exportálhatóak fájlba, hanem néhány kattintással közvetlenül és egyszerűen küldhetőek emailben is. Ezek mellett arra is van lehetőség, hogy a fentiektől függetlenül tetszőleges email üzenetet küldjön egy partnernek: A Partnerlistán belül válasszon ki egy vagy több partnert, majd kattintson a bal oldalon található Email küldés gombra, vagy válassza a Partnerek főmenüt és ott az Email küldés gombot.
Az email küldés funkció használatához kérjük kattintson az AXEL PRO Programban a Partnerek főmenü＼Email küldés gombjára, a megjelenő ablakban pedig a Küldési beállítások fülre.
A következők közül választhat attól függően, hogy milyen email címről fogja küldeni leveleit:
Az email küldés hasznos lehet:
- számlákat, és más bizonylatokat küldhet vevői, partnerei részére
- felszólításokat küldhet partnerei részére a fizetelen számlákról
- táblázatokat küldhet emailben partnerei, kollégái részére
- nyomtatványokat (pl. kísérő dokumentum) küldhet vevőinek, partnereinek
- árajánlatot, díjbekérőt küldhet ügyfelei részére
- összesítéseket, kimutatásokat küldhet a felsővezetés részére
- összesítéseket, áfa kimutatást, tételes számla listát küldhet könyvelőjének
- olyan export fájlokat küldhet könyvelőjének, amik könyvelőprogramba importálhatóak
A funkció használata egyszerűen beállítható, speciális szaktudás nélkül.
Táblázatok küldése emailben
Kattintson a bal egérgombbal a táblázat bal felső sarkában található lila körre, vagy a jobb egérgombbal a táblázat fejlécén bárhol, majd válassza a Mentés és küldés menüpontot, azon belül pedig a Küldés emailben lehetőséget. Néhány ablakban a felső részen található Exportálás gomb után is kiválasztható a Küldés emailben menüpont. Ezután az exportálásnál is megtalálható CSV, XLS, PDF formátumú csatolások közül lehet választani. A program elvégzi a kiválasztott formátumba történő exportálást, majd megjeleníti az email küldési ablakot.
Nyomtatványok küldése emailben
Nem csak a táblázatok, hanem a program bármely nyomtatványa küldhető emailben is. Az online számlaküldéshez a nyomtatási előnézeti ablakban felül vegye ki a pipát a Nyomtatás jelölőnégyzetből és jelölje be a Küldés emailben jelölőnégyzetet, majd kattintson a jobb felső sarokban található Küldés gombon. Ekkor a nyomtatás helyett a program előhozza az email küldési ablakot, ahol csatolásként a nyomtatvány PDF-be exportált változata fog szerepelni.
Emailben történő küldés során a Beállítások főmenüben a Nyomtatás gomb után az Egyéb fül alatt bekapcsolható a PDF exportálásnál betűtípusok beágyazása lehetőség. Bekapcsolt állapotban sokkal nagyobb méretű fájl készül, így jóval lassabban küldhető emailekben, de minden számítógépen és mobiltelefonon biztosan megtekinthető lesz. Kikapcsolt állapotban kisebb, gyorsan elküldhető pdf dokumentum jön létre, de Android vagy iPhone rendszeren, illetve ritka esetben néhány számítógépen nem tekinthető meg megfelelően.
Szoftverünk az előnézeti ablak megjelenítésekor mindig a "Nyomtatás" jelölőnégyzetet bekapcsolva, a "Küldés emailben" jelölőnégyzetet kikapcsolva jeleníti meg. Ez az alapértelmezett megjelenés nem állítható át úgy, hogy az ablak megjelenésekor más legyen bekapcsolva, de az ablakban minden esetben átállíthatóak a kapcsolók.
Felszólítások küldése emailben
Szoftverünk által automatikusan vagy manuálisan generált fizetési felszólításokat nem csak Word sablon alapján papírra készítheti el, hanem lehetőség van email alapú felszólítás küldésére is.
Több példányos bizonylatok küldése emailben
Ha egy több példányos bizonylatot kizárólag emailben szeretne küldeni, akkor a nyomtatási Előnézet ablakban vegye ki a pipát a Nyomtatás jelölőnégyzetből és jelölje be a Küldés emailben jelölőnégyzetet. Ha a bizonylat példányszáma több, mint egy, akkor az email melléklete a bizonylat első és utolsó példánya lesz.
Ha egy több példányos bizonylatot egyszerre kíván nyomtatni és emailben is küldeni, akkor a Beállítások főmenüpont Nyomtatás gombja után a megfelelő fület (például Számla, vagy Díjbekérő, vagy Árajánlat fül) kiválasztva a "Nyomtatás és email küldés esetén..." legördülő listából ki kell választani, hogy melyik példányt szeretné emailben küldeni: az eredeti példányt / másodpéldányt / másolatot.
Amennyiben a Beállítások főmenüben a Nyomtatás gomb után a Bizonylatok fülön a Bizonylatok példányainak megkülönböztetése kapcsolót kikapcsolt állapotba helyezi (alapbeállítás), akkor azonos példányok kerülnek nyomtatásra és emailben elküldésre is, valamint a későbbiek során is a Másolat gomb segítségével a korábbihoz teljesen azonos dokumentum készíthető. Ez a funkció csak az újonnan készült ügyletekre vonatkozik, visszamenőleges hatása nincs.
Elektronikus számla
Szoftverünkkel hagyományos számla állítható ki, elektronikus számla vagy e-számla kiállítására nincs lehetőség. Amennyiben a számla saját példányát kinyomtatja és vevőjének az eredetivel mindenben megegyező másodpéldányt küld emailben és ő kinyomtatja, akkor ebben az esetben az e-számlára vonatkozó megkötések nem érvényesek, mivel nem elektronikus számláról van szó, hanem a számlázó programmal papírra nyomtatott számláról, amelynek csak az eljuttatási csatornája elektronikus. Ezt a megoldást távszámlának is szokták nevezni. Fontos, hogy tisztában legyen az elektronikus és a papír alapú számla közötti különbséggel, mivel ez a két számlázási mód a jogszabályokban is jelentősen különbözik.
Az elektronikus számlákra szigorúbb, külön jogszabályban meghatározott olyan további feltételek vonatkoznak, mint: digitális aláírással (elektronikus aláírással) ellátás, archiválási rendelet szerinti tárolás, külső szolgáltatóval történő hitelesítés. Az elektronikus számlák esetén továbbá csak az elektronikus változat tekinthető hitelesnek, a nyomtatott változat nem, amely esetenként adminisztrációs nehézséggel járhat.
A számlák kötelező adattartalmának nem része sem a kézzel történő aláírás, sem a pecsét, így a számlák ezek nélkül is hitelesek.
Email küldéskor előforduló üzenetek
- “Az email elküldése nem sikerült! Ellenőrizze az email beállításokat és az Internetkapcsolatot! Bővebb infó: www.axel-szamlazo-program.hu/email”
Kérjük ellenőrizze, hogy van-e az üzenet után a Bővebb infó résznél további tájékoztatás arra vonatkozóan, hogy mi okozta a küldés sikertelenségét. Ellenőrizze az SMTP beállításokat és tekintse meg a Tudástárban a Gmail vagy az Egyéb levelezőrendszer témakörben írtakat.
- “Application-specific password required. For more information, go to https://support.google.com/mail/?p=InvalidSecondFactor”
A Tudástár Gmail beállítások témakörében írtak szerint a Gmail legfrissebb biztonsági előírásai szerint a Google felületén a felhasználói fiók beállításainál úgynevezett alkalmazásjelszó beállítása szükséges, ahhoz, hogy egy adott programmal email üzenetet tudjon küldeni a Gmail SMTP rendszerén keresztül, ezért állítson be alkalmazásjelszót a Google weboldalán a Biztonság menüpontban az Alkalmazásjelszavak résznél, vagy az alábbi linken kattintva:
https://myaccount.google.com/apppasswords
A csoportos email küldés funkció csak az EXTRA és MAX termékek esetében érhető el, a LITE és PLUS változatban nem.
További kulcsszavak: e mail, e-mail cím