A táblázatok adatai többféle formátumban exportálhatóak, azaz menthetőek fájlba. A exportálás során mindig azok az adatok kerülnek a fájlba, amelyek a táblázatban láthatóak. Az exportálás figyelembe veszi
- a táblázat aktuális szűréseit (táblázat feletti vezérlőelemekkel)
- az oszlopok beállított láthatóságait (jobb egérgomb a fejlécen és Oszlopok ki/be kapcsolása" menüpont
- a rendezési szempontot (kattintás a táblázat megfelelő oszlopának fejléc feliratán)
Az exportálás történhet a helyi számítógépre, ekkor egy tetszőleges mappa kiválasztható, ahova a létrehozott fájl kerül. Az adatok pendrive-ra is menthetőek, ilyenkor nem kell megadni elérési útvonalat, illetve mappát, hanem a program automatikusan érzékeli a számítógéphez csatlakoztatott pendrive-ot és elvégzi a mentést. Exportálással egyidejűleg lehetőség van a fájl küldésére email csatolásként is.
Exportálás menete
Az exportáláshoz kattintson a bal egérgombbal a táblázat bal felső sarkában található lila körre, vagy a jobb egérgombbal a táblázat fejlécén bárhol, majd a megjelenő előugró menüből válassza a Mentés és Küldés menüpontot és azon belül a Mentés számítógépre, vagy Mentés pendrive-ra menüpontot.
Az exportálás funkció elérhető az egyes ablakok felső részén található Exportálás gomb segítségével is.
Exportáláskor mindig az a táblázat alakítható át külső formátumra, amelyik a képernyőn megjelenik. Ez lehet az Eddigi számlák ablakának táblázata, vagy az Eddigiek főmenüben a Tétel mozgások ablakának táblázata is. Ezen táblázatok összekapcsolása szoftverünkkel nem lehetséges, azok exportálására külön-külön van lehetőség.
Az eddigi számlák táblázatának exportálásakor a bekapcsolható oszlopok az Eddigi ügyletek című tudástár témakörben vannak leírva. A Tétel mozgások táblázatának exportálásakor bekapcsolható oszlopok a Tétel mozgások című tudástár témakörben vannak leírva.
A formátum az alábbiak közül választható ki:
CSV
Ez a formátum egy szöveges fájlt hoz létre, amelyben az oszlopok tabulátor karakterrel vannak elválasztva. A legtöbb táblázatkezelő szoftver kezelni tudja, így az exportált csv fájl megnyitható Excel-ben, OpenOffice-ban, Google Sheets / Táblázatok webes szolgáltatásban vagy akár régebbi táblázatkezelő szoftverekkel is. A szöveges fájl előnye, hogy külső szoftverek gyorsan és egyszerűen tudják feldolgozni. Általános használat mellett ez a legkönnyebben feldolgozható és leginkább kompatibilis formátum, így célszerű mindig ezt választani.
XLS
Microsoft Excel formátumban hozza létre az adatokat. Számítógépre történő exportáláskor nem kell megadni a fájl helyét, mivel az exportálás végén az Excel dokumentum megjelenik és innentől az Excel program segítségével végezheti el a formázásokat, illetve a mentést is.
Csak akkor használható ez a formátum, ha a Microsoft Excel program 2003 és 2015 közötti változata telepítve van azon a számítógépen, ahonnan az exportálást végzi, valamint az Excel beállításai ezt lehetővé teszik. Ha nincs telepítve a megfelelő verziójú Excel program, vagy a jogosultsági beállítások hibásak, akkor "Váratlan hiba: OLE error" üzenet, vagy “Váratlan hiba: A hívást a hívott fél visszautasította” üzenet jelenhet meg. Ebben az esetben válassza inkább a CSV formátumot.
A PDF dokumentumok általában nem szerkeszthetőek, így akkor válassza ezt az export formátumot, ha csak megtekintésre szeretné kiküldeni az adatokat fájlba. A PDF exporthoz nincs szükség külső szoftverekre. A táblázatok PDF-be történő exportálása során nem a bizonylatok képei kerülnek a létrejött PDF fájlba, hanem csak a kiválasztott oszlopokat tartalmazó táblázat lesz PDF formátumban létrehozva. A bizonylatok képei csak egyesével, az Eddigi Ügyletek ablakban a Másolat gomb megnyomása után megjelenő előnézeti ablakban egy PDF nyomtatóra történő nyomtatással készíthetőek el.
Export és Import
Ha a készletet szeretné korrigálni, akkor arra a Leltár funkció használható, nem pedig az exportálás és importálás. Nem megfelelő módszer, ha a program árucikk listáját exportálja, majd táblázatkezelő program segítségével átállítja a készlet mennyiségeket és utána ezt importálja. Ilyenkor ugyanis az árucikkekhez tartozó mozgások nem lesznek megfelelőek, mivel a többszörös konverzió adatveszteséggel jár.
Ha csak az eladási árak változtatása miatt szeretne exportálni, majd importálni, akkor ne a Beállítások alatti Importálás funkciót használja, hanem az Árucikkek főmenüben válassza az Árucikk lista lehetőséget, majd az Árak gombra kattintva az Árak változtatása importálással lehetőséget.
Könyvelő program
Az eddigi ügyletek listája könyvelő programok számára is képes lehet exportálni az adatokat.
A könyvelőprogramok számára történő export funkció szoftverünkben 2020 vagy az előtti formátumot támogat, így amennyiben a könyvelő program import formátum specifikációja változott, úgy az export nem lesz kompatibilis, így nem használható. Ebben az esetben javasoljuk, hogy a könyvelőprogram felé történő adatátadást a NAV Online Számla lekérdező API interfészén keresztül valósítsák meg.
Könyvelő program felé exportálás menete: Exportálás / Mentés és küldés / Mentés számítógépre vagy Mentés pendrive-ra / Könyvelőprogram felé.
A következő gyártók könyvelő programjába történő adatátadás lehet támogatott: C.A.T., ComboSoft, FORINT-Soft, Infotéka, RLB, Novitax, NTX, Qsoft SUP, QualitySoft, Ten-soft. Néhány esetben kizárólag forintos pénznemű számlák adhatóak át, függően a könyvelőprogram lehetőségeitől. Exportálás előtt egy megjelenő ablakban további adatok (főkönyvi szám, naplókód, stb.) megadására lehet szükség, amelyeket a könyvelő program felhasználója ismer. Cashbook összeköttetés szoftverünkben nincs.
A funkció állandó, pontos és teljeskörű működése nem garantálható, mivel ezen funkció külső gyártótól is függ, ezért javasoljuk a valós adatok exportálása előtt demó adatok átadásával ellenőrizzék, hogy a könyvelő programba megfelelően kerülnek-e át az adatok. Bizonyos esetekben csak a forint ügyletek átadása támogatott.
NAV
Egyes esetekben a NAV kérheti a számlázó programmal készített számlák listáját speciális XML formátumban. Ennek az online számla adatszolgáltatás bevezetése előtt volt jelentőssége. A funkció használatáról részletes útmutatást talál a NAV Ellenőrzési Adatexport témakörben:
https://szamlazo-tudastar.axelpro.hu/cikk/nav-ellenorzesi-adatexport/106
A számlák adatai automatikusan továbbításra kerülnek a NAV felé. Ezzel kapcsolatban az alábbi címen olvashat részletes útmutatást:
https://szamlazo-tudastar.axelpro.hu/cikk/nav-online-szamla-adatszolgaltatas/22
Másolás a táblázatból
A táblázatban aktuálisan kiválasztott sor vágólapra is helyezhető a CTRL+C billentyűkombinációval. Ez később tetszőleges szövegszerkesztő programba beilleszthető a CTRL+V billentyűvel.
Exportálás integrációhoz (XML)
Webáruházzal történő összeköttetéshez, illetve tetszőleges külső szoftver integrálásához további, automata exportálási lehetőségek érhetőek el. Ezzel kapcsolatban kérjük tekintse meg a Webáruház és integráció témakört.
Az eddigi számlák a NAV Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkcióval is exportálhatóak XML formátumba.
A 2018-tól kötelező online számla adatszolgáltatás során szoftverünk automatikusan a háttérben elkészíti a megfelelő XML dokumentumot, amelyet a számla kiállításakor a NAV felé küld. Ennek részletei a NAV Online Számla Adatszolgáltatás témakörben találhatóak.
Az exportálás funkció csak a PLUS, EXTRA és MAX termékek esetében érhető el, az AXEL PRO LITE változatban nem. A könyvelő programok felé történő exportálás funkció csak a MAX termékek esetében érhető el, a LITE, PLUS és EXTRA változatban nem.