2016. január 1-től minden számlázó funkciót tartalmazó programnak rendelkeznie kell "adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás" funkcióval, melynek elindításával adatexport végezhető.
Az adatexport elvégzéséhez az Eddigi számlák gomb megnyomása után az Exportálás gombra kattintva megjelenő menüben a Mentés számítógépre menüpont után a NAV felé, majd az Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás menüpontot kell választani. A megjelenő ablakban a NAV instrukciói alapján néhány adatot meg kell adni, majd a Rendben gombra kattintva létrejön a megadott helyen egy XML fájl.
A funkciót kizárólag akkor használja, ha a NAV erre kéri Önt! Egyéb exportálási lehetőségekért tekintse meg az Exportálás témakört.
Amennyiben a kérdéses vizsgált időszakban a számlára írt cím nem szabványos formátumban (azaz nem ilyen formátumban: "1234 Budapest, Kossuth utca 56.") lett kitöltve, akkor az exportálás előtt az adott partnerek esetében a Partnerlista ablakban a partner módosításakor megjelenő ablak Bontott címadatok fülén kattintva ki kell tölteni a partner címadatait.
A felhasználónak kell gondoskodnia arról, hogy a szoftver által generált fájlt a NAV felé történő továbbítás előtt ellenőrizze és szükség esetén a jogszabály alapján korrigálja.
Automatikus online adatszolgáltatás
2018-tól a számlázó programoknak rendelkeznie kell automatikus adatszolgáltatással a NAV felé. Bár ez az új módszer is XML formátumot használ a háttérben, mégis jelentősen különbözik az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatástól. A NAV Online Számla adatszolgáltatással kapcsolatos további információkat a következő weboldalon tekintheti meg: https://szamlazo-tudastar.axelpro.hu/cikk/nav-adatszolgaltatas/22
Szoftverünk az online adatszolgáltatást a hatályos jogszabályok szerint automatikusan végzi, a NAV részére beküldött XML fájl a programból nem elérhető. Egyik lehetőség, ha a NAV felülete támogatja, akkor a https://onlineszamla.nav.gov.hu oldalon bejelentkezve esetleg elérhető lehet a konkrét XML dokumentum.
Másik lehetőség, hogy egy külső szoftver segítségével, akár az általunk forgalmazott HolaSzámla app (https://www.holaszamla.hu) segítségével tölti le az XML fájlt.
A HolaSzámla 60 napig ingyenesen használható és elérhető a kimenő és bejövő számlák teljes XML dokumentuma, ha a számlák táblázatában az XML Letöltés menüpontot választja. A funkció segítségével tömegesen nem, de egyenként letölthető az adott számlához tartozó XML.