A számlák kötelező adattartalmára vonatkozó jogszabályban a számlával egy tekintet alá eső okirat nevű bekezdésben találhatóak a sztornózásra vonatkozó információk. Ezek szerint a sztornó számlán hivatkozni kell az eredeti számla sorszámára, és a vevőnek meg kell egyeznie, illetve fel kell tüntetni a módosítás által okozott változást. Erre szolgál szoftverünk Érvénytelenítés funkciója.
Az Eddigiek főmenü Eddigi számlák gombjának megnyomása után válassza ki azt a számlát, amelyet sztornózni (érvényteleníteni) szeretne, majd kattintson az Érvénytelenít gombon. Ezután megadható (nem kötelező) az érvénytelenítés oka. A program a jogszabályoknak megfelelően automatikusan elkészít és nyomtat egy új számlát, új sorszámmal, amelyen az adatok a korábbi számlával egyezőek lesznek, kivéve az alábbiakat:
- új sorszámot kap a bizonylat
- a tételek negatív mennyiséggel és értékkel kerülnek feltüntetésre
- a végösszeg negatív lesz
- a kiállítási dátum az aktuális napi dátum lesz
- a fejlécben az Érvénytelenítő Számla fog megjelenni
- a megjegyzésben feltüntetésre kerül az eredeti sorszámra való hivatkozás
A sztornózásra az alábbi esetekben lehet szükség:
- a számla kiállítása után az ügylet valamilyen okból mégis meghiúsult
- a számlára hibás vevő került
- az ügylet meg se történt a valóságban.
- az eredeti számla nyomtatása nem történt meg nyomtatóhiba miatt
(papírelakadás, kifogyott tintapatron, stb.)
Az Eddigi ügyletek ablakban a sztornózott ügyletek piros színnel jelennek meg a táblázatban, valamint az eredeti ügylet, amely le lett sztornózva áthúzásra kerül.
Ha az ügylet megtörtént, de bármilyen okból kifolyólag hibás adatok kerültek az eredeti számlára, akkor a módosító számla (helyesbítő számla) funkció használható. Előfordulhat, hogy egyszerűbb a számlát sztornózni és újat kiállítani helyette, de fontos tudni, hogy helyesebb és a jogszabályokhoz jobban illeszkedő megoldás, ha a módosító számla lehetőséggel korrigálja az adatokat.
Szoftverünkkel nem csak számla, hanem bármilyen ügylet (például szállítólevél) érvényteleníthető a számlák sztornózásához hasonlóan.
A sztornó számla növeli a készletet. Ha azonban korábban szállítólevélből készült a számla, akkor annak sztornózása nem növeli a készletet, mert ilyenkor az eredeti szállítólevél csökkentette a készletet, így az abból kiállított számla már nem, következésképpen a számla sztornója sem fogja változtatni a készletet. Ilyenkor az eredeti szállítólevelet is érvényteleníteni kell ahhoz, hogy a készlet visszaáljon az ügyletek előtti állapotra.