A módosító (vagy más néven helyesbítő, vagy számlával egy tekintet alá eső okirat) számlával korrigálhatóak egy korábbi számla tételei. Az adatok megadása, a tételek felírása és a partner kiválasztása az Ügyletek témakörben írtak szerint történik.
Nagyon fontos, hogy a módosító számlára a tételeket úgy kell felvinni, hogy az eredeti számla és a módosító számla együttesen adja ki a ténylegesen fizetendő összeget, tehát a módosító számlán nem kell megismételni az összes tételt, hanem csak negatív vagy pozitív mennyiséggel a változást szükséges feltüntetni.
Negatív végösszegű számlák esetén a számlát az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján funkció segítségével módosító számlaként, vagy Érvénytelenítő számlaként szükséges kiállítani, és a megjegyzés mezőben szerepeltetni kell a korábbi számla sorszámát. Ennek azért van jelentőssége, mert a NAV a számla-adatszolgáltatás során figyeleztető üzenetet jelenít (WARN: Eredeti (CREATE) számla nettó összege nem lehet negatív.) meg, ha egy előzmény nélküli új számla negatív végösszegű.
Javasoljuk, hogy a számlák korrekcióját könyvelőjével egyeztetve, az általa adott instrukciók alapján végezze.
Módosítás
Módosító számla létrehozásához kattintson az Eddigiek főmenü Eddigi számlák gombján, válassza ki azt a számlát, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson az "Új ügylet a kijelölt(ek) alapján " gombon és válassza a "módosító számla" lehetőséget.
A Hivatkozás feltüntetése az eredeti bizonylatokra kapcsoló bekapcsolásásval automatikusan megjelenik az újonnan készülő ügylet megjegyzésében a szöveges hivatkozás az eredeti ügyletre. Ahhoz, hogy az adatszolgáltatás megfelelő legyen és a törvényi előírások is megkövetelik, hogy ezt mindenképpen tegye meg, mivel az előzmény sorszámára mindenképpen hivatkozni kell.
A megjelenő Új ügylet ablakban lehetőség van a számla adatainak korrigálására.
A megjelenő számla készítési ablakban a program a tételeket nem hozza át az eredeti számláról, mert a módosító számlára csak a módosításokat kell felírni, nem pedig az eredeti számla teljes adattartalmát megismételni a helyes adatokkal. Egy-egy tétel módosításakor is fontos, hogy nem a helyes mennyiséggel kell az új módosító számlát kiállítani, hanem olyan korrekciós tételt kell felvinni az új módosító számlára, ami csak a módosítás mennyiségéről vagy értékéről szó.
Ha az eredeti számlára véletlen kettővel kevesebb mennyiséget írt az egyik tételből, akkor a módosító számlára csak azt az egy tételt kell felvinni +2 mennyiséggel. Ha az eredeti számlára véletlen kettővel több mennyiséget írt az egyik tételből, akkor a módosító számlára csak azt az egy tételt kell felvinni -2 mennyiséggel. Ha az eredeti számláról véletlen lemaradt néhány tétel, akkor a módosító számlára csak a lemaradt tételeket kell felvinni.
Szoftverünk akkor engedi kiállítani a módosító-, vagy bármilyen más számlát, ha legalább egy tétel szerepel rajta. Emiatt, ha a módosítás nem a tételeket érinti, akkor is kérjük vigyen fel legalább egy korrekciós tételt, akár nulla mennyiséggel.
Amennyiben egy előleg számlára vonatkozóan szeretne módosító számlát kiállítani, akkor a program nem fogja felkínálni a módosító számla lehetőséget az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján gomb megnyomása után, mivel a program ilyenkor a végszámla lehetőséget kínálja fel. Ha mégis módosítani szeretne egy előlegszámlát, akkor ebben a speciális esetben az Alternatív lehetőségek szakaszban írtak szerint járjon el.
Példák
- Ha kiállított egy 10 tételes számlát és lemaradt róla véletlen egy tétel:
A módosító számlára csak a lemaradt tételt írja rá!
- Ha kiállított egy 10 tételes számlát, de véletlen egy felesleges tétel is szerepelt rajta:
A módosító számlára csak a felesleges tételt írja rá az eredeti számlán lévő pozitív árral, de negatív mennyiséggel (ha például 3 db került az eredeti számlára, akkor a módosító számlára írjon -3 darabot), így a számla értéke is negatív lesz.
- Ha egy 2 tételes számlát állított ki a “3 kg alma” és “1 db szállítás” tételekkel, de tévedés történt és igazából csak 2 kg almát adott el:
A módosító számlára csak egy alma tételt vigyen fel -1 db mennyiséggel, de ne írja rá a szállítás tételt, mert azt nem kívánja módosítani, az helyes volt.
- Ha a számla főbb adataiban történt tévesztés (fizetési mód, határidő, partner címe, stb.), de a partner adószáma helyes volt:
A módosító számlára egy 0 db mennyiségű "korrekció" vagy hasonló nevű tételt írjon csak 0 Ft összeggel és a számla fejlécadatainál a helyes értékeket adja meg. A megjegyzésben, vagy a korrekciós tételben mindenképpen egyértelműen jelölje, hogy mely adat változott.
Alternatív lehetőségek
A számlák kötelező adattartalmára vonatkozó jogszabály alapján a módosító számlák a normál számla készítéssel is kiállíthatóak, amennyiben az az "Új ügylet a kijelölt(ek) alapján" gomb megnyomásával és a korábbi előzményszámlára történő hivatkozással történik. Nincs jelentőssége annak, hogy a számla fejlécében Számla vagy Módosító számla szerepel, ennek csak stilisztikai szerepe van, sem a NAV adatszolgáltatás során, sem pedig könyveléstechnikailag nincs figyelembe véve a számla fejlécének felirata. A NAV adatszolgáltatás során MODIFY jelzéssel azok a számlák lesznek ellátva, amelyek esetén a módosító számla opció lett kiválasztva. Mínuszos számla esetében általában módosító számlát kell kiállítani, ellenkező esetben a NAV figyelmeztetést adhat.
Bizonyos esetekben jóval egyszerűbb és áttekinthetőbb lehet, ha módosító számla helyett az eredeti számlát érvényteleníti az Érvénytelenítés funkcióval és egy újat állít ki helyette. Erre akkor van mód, ha az ügylet nem történt meg, vagy pedig ha az ügylet az adott vevőre vonatkozóan nem történt meg. Ha a vevő adószáma lett korábban elrontva, és azt kívánja megváltoztatni, akkor ne módosító számlát állítson ki, hanem érvénytelenítse a korábbi számlát és állítson ki egy újat, mivel adószám alapján a korábbi számla és a mostani nem azonos vevő részére szól.
Ha az ügylet igazából megtörtént, csak más módon, mint ahogyan korábban bizonylatolva lett, akkor Módosító számla kiállítása szükséges.
A módosító számla csökkenti, vagy növeli a készletet, függően a tételek mennyiségének előjelétől.