Új ügylet egy másik alapján

Az ügyletek (számla, eladás, szállítólevél, díjbekérő, bejövő megrendelés, árajánlat, kimenő megrendelés, beszerzés) mindegyike készíthető egy másik ügylet alapján. Itt van lehetőség módosító (helyesbítő) számla és végszámla készítésére is.

Ezzel a megoldással kényelmesen hozhat létre új ügyletet vagy bizonylatot, mivel a korábbi ügylet alapján az adatok, a tételek és a partner automatikusan kitöltésre kerülnek. Ezek kiállítás előtt általában tetszőlegesen módosíthatók, azonban bizonyos készletkezelési esetekben a tételek módosítását külön engedélyezni kell, az alábbiakban részletezettek szerint.

Új ügylet készítése korábbi alapján

Csak már kiállított ügylet alapján lehetséges az Eddigi ügyletek ablakban az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján gomb megnyomásával létrehozni egy új ügyletet. Félbehagyott ügylet alapján nem készíthető új ügylet, erre vonatkozóan figyelmeztetést jelenít meg a szoftver: “Félbehagyott ügylet alapján nem készíthető új!”. Egy új ügylet a korábbi alapján történő kiállításához először a korábbi ügyletet kell kiállítani a Megtekintés, majd a Nyomtatás gomb megnyomásával.

Meglévő ügylet alapján új ügylet készítéséhez kattintson az Eddigiek főmenü Eddigi ügyletek gombjára és a táblázatban válassza ki azt az ügyletet, amely alapján újat szeretne kiállítani.

Ezután kattintson az Eddigi ügyletek ablak bal felső részén található "Új ügylet a kijelölt(ek) alapján" gombon és válassza ki azt az ügylet típust, amelyet létre szeretne hozni. A Rendben gomb megnyomása után megjelenik az Új ügylet ablak a korábbi ügylet alapján kitöltött adatokkal. 

Több ügylet összevonása

Több ügylet összevonásához a táblázatban egyszerre több sor is kiválasztható a CTRL billentyű nyomvatartása közben a táblázat adott során történő kattintásokkal, így például több szállítólevélből létrehozható egyetlen számla. 

Ha a Beállítások főmenüben a Működés gomb után az Általános fül alatt az “Új ügylet több másik alapján: azonos tételek összevonása” kapcsoló be van kapcsolva, akkor amennyiben több ügylet kijelölése történt, akkor az azokon szereplő esetlegesen azonos tételek egyetlen tétellé lesznek összevonva az új ügyleten és mennyiségeik összeadásra kerülnek. 

Egyszerre csak azonos típusú és azonos pénznemű ügyletek vonhatók össze.

Hivatkozások és megjegyzések

Az ablakban beállítható, hogy az újonnan készülő ügylet megjegyzés beviteli mezőjében milyen adatok szerepeljenek: legyen-e hivatkozás a korábbi ügylet sorszámára, illetve az eredeti ügylet megjegyzése ismét feltüntetésre kerüljön-e. A “Hivatkozás feltüntetése az eredeti bizonylatokra” kapcsoló bekapcsolásával automatikusan megjelenik az újonnan készülő ügylet megjegyzésében a szöveges hivatkozás az eredeti ügyletre. Amennyiben egy kapcsolódó ügyletről van szó, akkor ahhoz, hogy az adatszolgáltatás megfelelő legyen, ezt kapcsolja be, mivel előírás lehet, hogy az előzmény sorszámára hivatkozni kell. Az “Eredeti bizonylatok megjegyzésének feltüntetése” kapcsolóval beállítható, hogy az újonnan készülő bizonylatokra feltüntetésre kerüljön-e pontosan ugyanaz a megjegyzés, amely a korábbi bizonylaton, vagy bizonylatokon szerepelt. Az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján ablakban bekapcsolható mindkettő kapcsoló is, így ilyenkor hivatkozva is lesz a korábbi bizonylat sorszáma, illetve a korábbi megjegyzés is feltüntetésre kerül.

Tételek módosítása és készletkezelés

Bizonyos esetekben, amikor a korábbi és az új ügylet is készletcsökkentéssel járna (például szállítólevélből számla vagy számlából szállítólevél készítésekor), a program megakadályozza, hogy ugyanazok a termékek kétszer kerüljenek levonásra a készletből. Ilyenkor az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján ablakban megjelenik a “Tételek módosításának engedélyezése” jelölőnégyzet, amellyel meghatározható, hogy a korábbi vagy az új ügylet csökkentse a készletet.

a) Ha a kapcsoló ki van kapcsolva (alapértelmezett állapot):
A készletcsökkentést továbbra is a korábbi ügylet végzi, az új ügylet nem csökkenti ismét a készletet. Emiatt az új ügyletre átvett tételek nem módosíthatók. A program az alábbi piros figyelmeztetést jeleníti meg: „Az új ügylet nem fogja csökkenteni a készletet, mert a korábbi ügylet már csökkentette azt. Emiatt az új ügylet tételei nem változtathatóak.”

b) Ha a kapcsoló be van kapcsolva:
A készletcsökkentés átkerül az új ügylethez: a program megszünteti a korábbi ügylet készletmozgását, és helyette az új ügylet tételei alapján történik a készlet csökkentése. Így az új ügylet tételei tetszőlegesen módosíthatók, például megváltoztatható a mennyiség vagy az ár, illetve tételek adhatók hozzá és törölhetők. A program az alábbi piros tájékoztatást jeleníti meg: „Az új ügylet csökkenteni fogja a készletet, a korábbi ügyletek pedig nem, ezáltal tetszőlegesen módosíthatóak a tételek.”

A kapcsoló tehát nemcsak a tételek szerkeszthetőségét, hanem a készletkezelést is befolyásolja. Mindkét esetben elkerülhető a készlet kétszeres csökkentése, és a korábbi bizonylat adatai, tételei változatlanul megmaradnak. A kapcsoló csak bizonyos esetekben jelenik meg, amikor a korábbi és az új ügylet eltérő típusú, de mindkettő készletmozgással járna, és a korábbi ügylet már kezelte a készletet. Más esetekben a tételek a szokásos módon szerkeszthetők.

Partner módosítása

Ha az új ügyletet más partner részére kívánja kiállítani, mint az alapul szolgáló ügylet esetén, akkor ügyeljen arra, hogy ne csak az Új ügylet ablakban található vevő vagy beszállító nevét és adatait írja át, hanem amennyiben a korábbi ügylet esetén a vevő vagy beszállító partnerlistáról lett választva, akkor a partnerlista hozzárendelést is korrigálja a Választás gombbal, vagy a mellette lévő ikonon kattintva a partnerlista hozzárendelés megszüntetésével.

Speciális számlázási esetek

Amennyiben egy előleg számlára vonatkozóan szeretne módosító számlát kiállítani, akkor a program nem fogja felkínálni a módosító számla lehetőséget az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján gomb megnyomása után, mivel a program ilyenkor a végszámla lehetőséget kínálja fel. Ha mégis módosítani szeretne egy előlegszámlát, akkor ebben a speciális esetben az alábbiak szerint járjon el: A számlák kötelező adattartalmára vonatkozó jogszabály alapján a módosító számlák a normál számla készítéssel is kiállíthatóak, amennyiben az az "Új ügylet a kijelölt(ek) alapján" gomb megnyomásával és a korábbi előzményszámlára történő hivatkozással történik. Nincs jelentőssége annak, hogy a számla fejlécében Számla vagy Módosító számla szerepel, ennek csak stilisztikai szerepe van, sem a NAV adatszolgáltatás során, sem pedig könyveléstechnikailag nincs figyelebe véve a számla fejlécének felirata.

Gyüjtőszámla (gyűjtő számla) szoftverünkkel nem állítható ki, ilyen funkcióval nem rendelkezik.

Ügyletek láncolatának megtekintése

Az Eddigi ügyletek és Eddigi számlák ablakban az alábbiak szerint tekinthető meg, hogy az egyes ügyletek hogyan követték egymást, ha egymás alapján készültek. A táblázat bal felső sarkában található lila kör ikonra kattintva, majd az Oszlopok ki/be kapcsolása menüpontot választva, érdemes bekapcsolni az alábbi oszlopokat:

• Készült-e más ez alapján: Az ügylet alapján készült-e más ügylet, vagy sem.
• Más alapján készült-e: Más ügylet alapján készült-e az adott ügylet, vagy sem.

Egy adott bizonylat esetén szűrésekkel megtekintheti, hogy mi alapján készült az ügylet vagy bizonylat, illetve hogy milyen ügyletek vagy bizonylatok készültek az alapján. Ehhez kattintson a jobb egérgombbal az Eddigi ügyletek ablak táblázatának megfelelő során, majd válassza ezen menüpontok egyikét:

• “Szűrés: ez alapján készítettek”: az eddigi ügyletek táblázatát úgy szűri, hogy csak azokat az ügyleteket fogja mutatni, amelyek a kiválasztott ügylet alapján készültek (Kiválasztott alapján készítettek)
• “Szűrés: ez mi alapján készült”: az eddigi ügyletek táblázatát úgy szűri, hogy csak azokat az ügyleteket, vagy azt az egy ügyletet fogja mutatni, ami alapján a kiválasztott ügylet készült. (Kiválasztott mi alapján készült)

Ezen témakör az ügyfél által kiállított számlákra és ügyletekre vonatkozik, amelyet a szoftverrel készíthet. Cégünk által a programról szóló számlákkal kapcsolatban az online tudástár Fizetés témakörében írtak az irányadóak.