Az ügyletek (számla, eladás, szállítólevél, díjbekérő, bejövő megrendelés, árajánlat, kimenő megrendelés, beszerzés) mindegyike készíthető egy másik ügylet alapján. Itt van lehetőség módosító (helyesbítő) számla és végszámla készítésére is.
Ezzel a megoldással kényelmesen hozhat létre új ügyletet, vagy bizonylatot, mivel a korábbi ügylet alapján az adatok, a tételek és a partner kitöltésre kerül, de ezek kiállítás előtt tetszőlegesen módosíthatóak.
Meglévő ügylet alapján új készítéséhez kattintson az Eddigiek főmenü Eddigi ügyletek gombján és a táblázatban válassza ki azt az ügyletet, amely alapján újat szeretne kiállítani. Több ügylet összevonásához a táblázatban egyszerre több sor is kiválasztható a CTRL billentyű nyomvatartása közben a táblázat adott során történő kattintásokkal, így például több szállítólevélből lérehozható egyetlen számla. Ezután kattintson az Eddigi ügyletek ablak bal felső részén található "Új ügylet a kijelölt(ek) alapján" gombon és válassza ki azt az ügylet típust, amelyet létre szeretne hozni. Ha a Beállítások főmenüben a Működés gomb után az Általános fül alatt az “Új ügylet több másik alapján: azonos tételek összevonása” kapcsoló be van kapcsolva, akkor amennyiben több ügylet kijelölése történt, akkor az azokon szereplő esetlegesen azonos tételek egyetlen tétellé lesznek összevonva az új ügyleten és mennyiségeik összeadásra kerülnek.
Az ablakban beállítható, hogy az újonnan készülő ügylet megjegyzés beviteli mezőjében milyen adatok szerepeljenek: legyen-e hivatkozás a korábbi ügylet sorszámára, illetve az eredeti ügylet megjegyzése ismét feltüntetésre kerüljön-e.
Csak már kiállított ügylet alapján lehetséges az Eddigi ügyletek ablakban az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján gomb megnyomásával létrehozni egy új ügyletet. Félbehagyott ügylet alapján nem készíthető új ügylet, erre vonatkozóan figyelmeztetést jelenít meg a szoftver: “Félbehagyott ügylet alapján nem készíthető új!”. Egy új ügylet a korábbi alapján történő kiállításához először a korábbi ügyletet kell kiállítani a Megtekintés, majd a Nyomtatás gomb megnyomásával.
A készlet kezelés témakörben írtak szerinti speciális esetekben (például szállítólevélből számla) nem történik ismételt készlet csökkentés. Erre a program az "Új ügylet a kijelölt(ek) alapján" ablakban figyelmeztet. A Rendben gomb hatására megjelenik az Új ügylet ablak már kitöltött adatokkal. A speciális eseteket leszámítva tetszőlegesen szerkeszthetőek az adatok és a tételek.
Amennyiben egy előleg számlára vonatkozóan szeretne módosító számlát kiállítani, akkor a program nem fogja felkínálni a módosító számla lehetőséget az Új ügylet a kijelölt(ek) alapján gomb megnyomása után, mivel a program ilyenkor a végszámla lehetőséget kínálja fel. Ha mégis módosítani szeretne egy előlegszámlát, akkor ebben a speciális esetben az alábbiak szerint járjon el: A számlák kötelező adattartalmára vonatkozó jogszabály alapján a módosító számlák a normál számla készítéssel is kiállíthatóak, amennyiben az az "Új ügylet a kijelölt(ek) alapján" gomb megnyomásával és a korábbi előzményszámlára történő hivatkozással történik. Nincs jelentőssége annak, hogy a számla fejlécében Számla vagy Módosító számla szerepel, ennek csak stilisztikai szerepe van, sem a NAV adatszolgáltatás során, sem pedig könyveléstechnikailag nincs figyelebevéve a számla fejlécének felirata.
Ha az új ügyletet más partner részére kívánja kiállítani, mint az alapul szolgáló ügylet esetén, akkor ügyeljen arra, hogy ne csak az Új ügylet ablakban található vevő vagy beszállító nevét és adatait írja át, hanem amennyiben a korábbi ügylet esetén a vevő vagy beszállító partnerlistáról lett választva, akkor a partnerlista hozzárendelést is korrigálja a Választás gombbal, vagy a mellette lévő ikonon kattintva a partnerlista hozzárendelés megszüntetésével.
Gyüjtőszámla (gyűjtő számla) szoftverünkkel nem állítható ki, ilyen funkcióval nem rendelkezik.
Ügyletek láncolatának megtekintése
Az Eddigi ügyletek és Eddigi számlák ablakban az alábbiak szerint tekinthető meg, hogy az egyes ügyletek hogyan követték egymást, ha egymás alapján készültek. A táblázat bal felső sarkában található lila kör ikonra kattintva, majd az Oszlopok ki/be kapcsolása menüpontot választva, érdemes bekapcsolni az alábbi oszlopokat:
- Készült-e más ez alapján: Az ügylet alapján készült-e más ügylet, vagy sem.
- Más alapján készült-e: Más ügylet alapján készült-e az adott ügylet, vagy sem.
Egy adott bizonylat esetén szűrésekkel megtekintheti, hogy mi alapján készült az ügylet vagy bizonylat, illetve hogy milyen ügyletek vagy bizonylatok készültek az alapján. Ehhez kattintson a jobb egérgombbal az Eddigi ügyletek ablak táblázatának megfelelő során, majd válassza ezen menüpontok egyikét:
- “Szűrés: ez alapján készítettek”: az eddigi ügyletek táblázatát úgy szűri, hogy csak azokat az ügyleteket fogja mutatni, amelyek a kiválasztott ügylet alapján készültek (Kiválasztott alapján készítettek)
- “Szűrés: ez mi alapján készült”: az eddigi ügyletek táblázatát úgy szűri, hogy csak azokat az ügyleteket, vagy azt az egy ügyletet fogja mutatni, ami alapján a kiválasztott ügylet készült. (Kiválasztott mi alapján készült)
Ezen témakör az ügyfél által kiállított számlákra és ügyletekre vonatkozik, amelyet a szoftverrel készíthet. Cégünk által a programról szóló számlákkal kapcsolatban az online tudástár Fizetés témakörében írtak az irányadóak.