Az AXEL PRO adatai (árucikk lista, partner lista, beállítások) egyszerűen feltölthetőek külső forrásból is.
Importálás előtt célszerű biztonsági mentést készíteni. Ezt az AXEL PRO is automatikusan megteszi, így hibás importálás esetén egyszerűen visszaállítható a program adatbázisa.
A) Árucikk lista importálása fájlból
Ha az árucikkeket TXT, CSV vagy XLS formátumból szeretné importálni, akkor a Beállítások főmenü Adatok importálása gombjának megnyomása után válassza az "Árucikk lista importálása fájlból" lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombon. A "Minta fájl megtekintése" gomb megnyomása után megjeleníthető egy próba adatokkal kitöltött táblázat. Az importálandó fájlt ugyanilyen formátumra kell hozni valamilyen táblázatkezelő szoftver segítségével: A minta fájl alapján kell az oszlopokat elnevezni és az adatokat formázni. Figyelni kell a dátumok és számok, összegek megfelelő formátumára is, ezért importáláskor a teljes kompatibilitás nem garantálható.
Ha a készletet szeretné korrigálni, akkor arra Leltár funkció használható, nem pedig az importálás. Nem megfelelő módszer, ha a program árucikk listáját exportálja, majd táblázatkezelő program segítségével átállítja a készlet mennyiségeket és utána ezt importálja. Ilyenkor ugyanis az árucikkekhez tartozó mozgások nem lesznek megfelelőek, mivel a többszörös konverzió adatveszteséggel jár, valamint importáláskor csak a nyitó készlet módosítására van lehetőség, az aktuális készlet megadására nem.
Importáláskor szoftverünk az alapértelmezett raktárba viszi fel a fájlban megadott nyitó készleteket. Több raktár egyidejű, vagy külön-külön történő importálására nincs lehetőség.
Ha az importálandó fájlban meg van adva "Nyitó készlet" mennyiség, és az árlista mód tételnév vagy cikkszám alapú módosításra van állítva, akkor egyezés esetén a meglévő árucikk nyitó készlete törlésre kerül és egy partner nélküli készletnövelés (beszerzés) történik 30 nappal az importálás időpontja előtti dátumra. Emiatt a nyitó készlet importálással történő újraállítására utólag nincs lehetőség, ha már vannak a tételhez beszerzések és eladások. Importáláskor, ha a “Beszerzési ár” oszlop is szerepel és a “Nyitó készlet” oszlop is meg van adva, akkor az előzőekben írtak szerint a nyitó készlet növelésének dátumára fog beállítódni a megadott beszerzési ár. Meglévő árucikkek esetén, ha az elmúlt 30 napban volt beszerzés, akkor a program nem a nyitó készlet beszerzési árát fogja használni, hanem a legfrissebb beszerzés alapján fogja felkínálni a következő alkalommal a beszerzési árat.
Ha csak az eladási árak változtatása miatt szeretne importálni, akkor ne a Beállítások főmenü alatti Adatok importálása gombot használja, hanem az Árucikkek főmenüben válassza az Árucikk lista gombot, majd az Árak gombra kattintva a megjelenő előugró menüből az Árak változtatása importálással menüpontot. Szoftverünkben a beszerzési árak utólagos importálására, vagy az aktuális készlet importálással történő korrekciójára nincs lehetőség.
Az Importálás ablakban tallózással kiválasztható az importálandó fájl. A Tovább gomb megnyomásakor a program ellenőrzéseket hajt végre, és ha az importálandó fájl formátuma nem megfelelő, akkor üzenetet jelenít meg. Ha az első két sor alapján a formátum megfelelő, akkor megadhatóak az importálási beállítások:
Árlista mód: Csak hozzáfűzés, jelenlegi árucikkek meghagyása
Minden, az importálandó fájlban szereplő sor új árucikk-ként került felvitelre.
Árlista mód: Jelenlegi árucikkek törlése importálás előtt
Az importálás előtt törlődik minden meglévő árucikk az árucikk listából.
Árlista mód: Azonos tételnévnél módosítás, egyébként új létrehozás
Ha az importálandó fájlban olyan árucikk szerepel, amelynek megnevezése megegyezik az árucikk listán jelenleg megtalálható árucikk megnevezésével, akkor a meglévő tétel adatai módosulnak, ellenkező esetben pedig új árucikk jön létre.
Árlista mód: Azonos cikkszámnál módosítás, egyébként új létrehozás
Ha az importálandó fájlban olyan árucikk szerepel, amelynek cikkszáma megegyezik az árucikk listán jelenleg megtalálható árucikk cikkszámával, akkor a meglévő tétel adatai módosulnak, ellenkező esetben pedig új árucikk jön létre.
Árak értelmezése bruttóban
Be kell kapcsolni, ha az importálandó fájlban az Alapár és egyéb eladási ár oszlopokban a bruttó árak szerepelnek. Ha nettó árak szerepelnek az importálandó fájlban, akkor legyen a kapcsoló kikapcsolva.
Az importálás a START gomb megnyomásával indítható.
Az árucikkek XML formátumból automatikusan is importálhatóak, ezzel kapcsolatban tekintse meg a Webáruház és integráció témakört.
B) Partnerlista importálása fájlból
Ha a partnereket TXT, CSV vagy XLS formátumból szeretné importálni, akkor a Beállítások főmenü Adatok importálása gombjának megnyomása után válassza a "Partnerlista importálása fájlból" lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombon. A "Minta fájl megtekintése" gomb megnyomása után megjeleníthető egy próba adatokkal kitöltött táblázat. Az importálandó fájlt ugyanilyen formátumra kell hozni: A minta fájl alapján kell az oszlopokat elnevezni és az adatokat formázni. Az Importálás ablakban tallózással kiválasztható az importálandó fájl. A Tovább gomb megnyomásakor a program ellenőrzéseket hajt végre, és ha az importálandó fájl formátuma nem megfelelő, akkor üzenetet jelenít meg. Ha az első két sor alapján a formátum megfelelő, akkor megadhatóak az importálási beállítások:
Partnerlista mód: Csak hozzáfűzés, jelenlegi partnerek meghagyása
Minden, az importálandó fájlban szereplő sor új partnerként került felvitelre.
Partnerlista mód: Jelenlegi partnerek törlése importálás előtt
Az importálás előtt törlődik minden meglévő partner a partnerlistából.
Partnerlista mód: Azonos partnernévnél módosítás, egyébként új létrehozás
Ha az importálandó fájlban olyan partner szerepel, amelynek számlázási neve megegyezik a partnerlistán jelenleg megtalálható partner számlázási nevével, akkor a meglévő partner adatai módosulnak, ellenkező esetben pedig új partner jön létre.
Partnerlista mód: Azonos partnerkódnál módosítás, egyébként új létrehozás
Ha az importálandó fájlban olyan partner szerepel, amelyhez rendelt partnerkód megegyezik a partnerlistán jelenleg megtalálható partner kódjával, akkor a meglévő partner adatai módosulnak, ellenkező esetben pedig új partner jön létre.
Az importálás a START gomb megnyomásával indítható.
A partnerek XML formátumból automatikusan is importálhatóak, ezzel kapcsolatban tekintse meg a Webáruház és integráció témakört.
C) Importálás AXEL PRO adatbázisból (.FDB)
Ha a partnereket és/vagy árucikkeket szeretné importálni egy másik AXEL PRO példány adatbázisából, akkor a Beállítások főmenü Adatok importálása gombjának megnyomása után válassza az "Importálás új AXEL PRO adatbázisból" lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombon és tallózással válassza ki az importálandó axelpro.fdb fájlt és kattintson ismét a Tovább gombon. Ezután jelölőnégyzetekkel megadható, hogy az árucikk listát, vagy a partnerlistát, esetleg mindkettőt szeretné importálni. Az A) és B) pontokban írtak szerint állítsa be az importálás módját, majd kattintson a START gombon.
Importálás vége
Importálás után, ha a formátum és minden adat megfelelő volt, valamint a folyamat nem lett megszakítva, akkor a program kezdő ablaka jelenik meg. Ellenkező esetben az Importálás ablak jelenik meg, ahol a Vissza gombbal ismét elvégezhetőek az importálás beállításai.
Importálás integrációhoz
Tetszőleges külső szoftver integrálásához további, automata importálási lehetőségek érhetőek el. Ezzel kapcsolatban kérjük tekintse meg a Webáruház és integráció témakört. A Webáruház és integráció témakörben írtak szerint lehetőség van ügyletek (Számla, Árajánlat, Megrendelés, Szállítólevél, Díjbekérő, stb.) automatikus exportálására és automatikus importálására is XML fájlformátumban.
Ügyletek adatainak a Webáruház és integráció témakörben írtak szerinti exportálásához és importálásához a Webáruház és integráció témakörben írtak alapos ismerete szükséges, valamint a megvalósítás általában szoftverfejlesztést igényel. Kérjük mindenképpen olvassa el a részletes útmutatást, valamint a külső szoftverrel történő összeköttetést mindig először egy demó változatban ellenőrizze! Webes fejlesztést vagy abban való közreműködést cégünk nem vállal.
Egyéb tudnivalók
A különböző import és export funkciók szaktudást igényelnek és a különböző rendszerek verzióitól és formátumától függnek, általában teljeskörű adatcsere két különböző rendszere között nem lehetséges, gyakran előfordul, hogy nem minden adat átadása lehetséges.
Szoftverünk, illetve a legtöbb külső rendszer is általában érzékeny a különböző formátumok részleteire is, így kérjük különösen ügyeljen többek között az alábbiakra:
- Karakterkódolás (ANSI vagy UTF-8)
- Újsor karakter (Windows vagy Linux formátum)
- Ékezetek
- Szám formátumok, tizedesjel, ezres elválasztó
- Dátum formátumok
- Speciális karakterek használata
- Oszlop fejlécek megnevezései
- Oszlop elválasztó karakterek
- Egyszeres vagy többszörös idézőjelek, aposztróf karakterek, macskaköröm karakterek
Kérjük kövesse a program használati útmutatójában írtakat, cégünk nem vállal egyedi rendszerintegrációt és a különböző formátumú fájlok átalakítását, ellenőrzését sem. Javasoljuk, hogy a formátumok és az importálási formátum helyességét egy üres demó változatban ellenőrizze.