Bármilyen ügylet kiállításakor (például: új kimenő számla, bejövő számla) a partnerhez tartozó adószám beviteli mezőben, vagy a partner ablakban az adószám beviteli mezőben megadott adószámot automatikusan többféle szempont alapján képes ellenőrizni a szoftver, amennyiben magyar adószámról van szó.
Az adószám ellenőrzés funkció a Beállítások főmenü Működés gombja után a Figyelmeztetések fül alatt az “Adószám helyesség ellenőrzés és figyelmeztetés” kapcsolóval be- és kikapcsolható.
Formátum ellenőrzés
Az adószám kitöltésekor a beviteli mezőtől jobbra lévő kis ikon jelzi, ha még nincs a beviteli mezőben megadva 11 karakteres adószám. Az adószám formátuma: 12345678-1-23. Amennyiben kitöltésre kerül, akkor a program azonnal leellenőrzi, hogy az adószám formátuma megfelelő-e, vagy hibásan lett megadva. Ha az adószám hibás, akkor a beviteli mező mellett ezt egy sárga háromszög jelzi, ha pedig a formátum megfelelő, akkor egy szürke pipa ikon. Az ellenőrzés az adószámban megtalálható beépített ellenőrző számjegy alapján történik és kizárólag az első nyolc számjegyre (törzsszám) vonatkozik.
Online ellenőrzés cégadatbázisokban
Ha az adószám formátuma megfelelő, akkor a szoftver a háttérben kapcsolódik az internetre és online cégadatbázisok alapján lekéri, hogy az adószám valóban létezik-e, illetve hogy a cég nem áll-e végrehajtás, vagy felszámolás alatt, illetve nincs-e felfüggesztve, vagy törölve az adószám.
Ha minden rendben van, akkor egy kis zöld pipa ikon jelzi ezt a beviteli mező jobb oldalán. Ha a megadott adószám nem található, vagy az adószámmal a fenti problémák valamelyike fennáll, akkor ezt egy piros háromszög jelzi. Az ikonon kattintva további információk jelennek meg.
Az online ellenőrzéshez internet kapcsolat szükséges, valamint a tűzfal programot úgy kell konfigurálni, hogy a szoftver számára elérhető legyen az internet.
Adószám alapján cégnév és cím beírás
Az online cégadatbázisban történő ellenőrzéssel együtt, ha a partnernév és cím beviteli mező még nincs kitöltve és az adószám létezik, akkor a cégadatbázis alapján a cég neve beírásra kerül a partnernév beviteli mezőbe, illetve bizonyos esetekben a címe (irányítószám, település, utca és házszám) is beíródhat a cím beviteli mezőkbe. Az adatok a NAV nyilvántartásából származnak, ezért egyes esetekben, főként alapítványok és egyesületek adószámának megadásakor helytelen, rövidített név jelenhet meg, ilyenkor manuálisan szükséges korrigálni a vevő nevét.
Felelősség korlátozása
A funkció külső szolgáltatóktól függ, így nem garantálható állandó és pontos működése. A visszaadott információk tájékoztató jellegűek, ezeket a felhasználó köteles más hiteles forrás (például Cégközlöny) alapján is ellenőrizni.
További ellenőrzési lehetőségek:
- https://www.e-cegjegyzek.hu/
- https://onlineszamla.nav.gov.hu/szolgaltatasok/adozo_lekerdezo
- https://nav.gov.hu/adatbazisok/multilekerdezo
- http://www.vanenav.hu
Előfordulhat, hogy a NAV rendszerein karbantartást végeznek, vagy ideiglenes üzemzavar lép fel az adóhatóság szerverein. Ekkor a beépített adószám ellenőrzés funkció nem használható, azonban a programban a számlázást tovább lehet folytatni. Ha szürke pipa jel jelenik meg és rámutatva a következő üzenet látható “Az adószám formátuma megfelelő, de az internethez történő kapcsolódás sikertelen!”, akkor ennek oka lehet:
- Az Adóhatóság rendszere ideiglenesen nem működik
- Tűzfal vagy vírusirtó program blokkolja az AXEL kommunikációját
Az adószám formátumának ellenőrzése csak a PLUS, EXTRA és MAX változat esetében érhető el, a LITE változatban nem. Az adószám cégadatbázisokban történő online ellenőrzése csak az EXTRA és MAX változat esetében érhető el a terméktámogatási időszakban, a LITE és PLUS változatban nem.