Felszólítások

A lejárt fizetési határidejű, nem kifizetett számlák és eladások esetében lehetőség van fizetési felszólítás készítésére a partner számára. A felszólítás történhet emailben, illetve egy Word sablon alapján papíron is. A felszólítás történhet egyedi döntés alapján, vagy automatikusan is.

Felszólítás akkor készíthető, ha a partnernek a lejárt számlákból és eladásokból összesítve tartozása áll fenn. A program a részbeni kifizetéseket és a túlfizetéseket is figyelembe veszi. Ha például a partner egyik lejárt számláján tartozás, egy másik lejárt ügyletén pedig túlfizetés szerepel, és ezek összesítése alapján nincs lejárt tartozása, nem készül felszólítás.

Felszólításkor szoftverünk a partnerhez tartozó lejárt számlák és eladások tartozásait és túlfizetéseit összesíti akkor is, ha a műveletet az Eddigi ügyletek ablakban egy konkrét ügylet kijelölésével indította. A felszólítás tehát nem kizárólag a kijelölt ügyletre vonatkozik. Ha úgy gondolja, hogy a program által felszólításkor megjelenített összeg nem megfelelő, akkor kérjük ellenőrizze, hogy az adott partnerhez tartozóan milyen fizetett és fizetetlen, esetleg részbeni teljesítésű számlák tartoznak. Ehhez a Partnerek főmenüben a Partnerlista gombon kattintva válassza ki a partnert, majd a jobb egérgombbal kattintva az előugró menüből az Ügyletek a kijelölt partnerrel menüpontot. A megjelenő táblázatban megtalálhatóak a partnerhez tartozó ügyletek, amelyek fizetettségi állapotának módosítását a Kifizetés gombra kattintva, vagy a jobb egérgombbal a Kifizetések a kijelölt ügylethez menüpontra kattintva tudja megadni.

A Tudástár “Fizetettségi állapot” témaköre bővebb információt nyújt a kifizetések kezelésével kapcsolatban.

Felszólítás egyedileg

Az Eddigiek főmenü Eddigi ügyletek gombjának megnyomása után jelölje ki a partnerhez tartozó ügyletet, majd kattintson a Felszólítás gombra. A megjelenő menüben emailes vagy papíralapú felszólítás készíthető. A program a kijelölt ügylet alapján a partnert azonosítja, és a felszólításnál a partner lejárt tartozásait összesítve veszi figyelembe. Ugyanitt megtekinthetőek az eddig elkészített, a számlához tartozó partner számára kiküldött felszólítások is a jobb egérgomb vagy az Infó gomb használatával megjelenő menüben a "Kiküldött felszólítások a partnernek" menüponton kattintva.

Ehhez hasonlóan a Partnerek főmenü Tartozó partnerek gombjának megnyomása után is lehetőség van felszólítás készítésére, illetve a kiküldött felszólítások megtekintésére. 

Automatikus felszólítás

A Beállítások főmenü Működés gombjának megnyomása után az Automatikus felszólítás fül alatt beállítható, hogy a program indításakor nézze meg, hogy van-e olyan számla vagy eladás, amely még nincs kifizetve és már lejárt, valamint a felszólítás küldése időszerű.

Partnerenként és ügyletenként négy alkalommal történhet felszólítás. Beállítható, hogy a lejárat után, vagy az előző felszólítás után mennyi idővel következzen a következő felszólítás, ha az adott ügylet még nincs kifizetve.
 
Többféle működési mód választható az egyes felszólításokhoz:

• a) - Kikapcsolva -
  Ebben az esetben nem történik automatikus felszólítás, de manuálisan készíthető felszólítás.
• b) Csak figyelmeztető ablak megjelenítése
  Indításkor az érintett partnerek lejárt tartozásai alapján tájékoztató üzenet jelenik meg, amelyben a partner és a lejárt ügyletek adatai is szerepelnek.
• c) Felszólítás emailben
  Indításkor az érintett partnerek lejárt tartozásai alapján a beállított sablonnal kitöltött email jeleníthető meg, amely elküldhető.
• d) Felszólítás papíron
  Indításkor az érintett partnerek lejárt tartozásai alapján a beállított Word sablonnal kitöltött dokumentum készül. A „Nyomtatás megtekintés nélkül” kapcsoló beállításától függően a dokumentum megjelenik, vagy közvetlenül nyomtatásra kerül.
• e) Felszólítás SMS-ben
  Az SMS küldés funkció 2024-ben kivezetésre került, így a továbbiakban nem elérhető.

Felszólítás szövege

A szövegben használható változók megtekinthetőek a beállítási ablakban a Használható változók gombra kattintva:

[CEGNEV], [CIM], [ADOSZAM], [ATVEVONEV], [ATVEVOCIM], [EGYEB], [KAPCSOLATTARTO], [TELEFON], [TELEFON2], [PARTNERKOD], [TARTOZAS], [LEJARTTARTOZAS], [NEMLEJARTTARTOZAS], [SZAMLASZAM], [OSSZEG], [OSSZEG_NETTO], [KIALLITASDATUM], [HATARIDODATUM], [TELJESITESDATUM], [SZAMLANEV], [SZAMLACIM], [SZAMLAADOSZAM], [NAPJALEJART], [HANYADIK], [FELSZOLITASOK], [DATUM]

Felszólítás emailben

Ahhoz, hogy az AXEL PRO felszólítást tudjon küldeni emailben, szükséges a Beállítások főmenüben a Működés gomb megnyomása után a Felszólítás emailben fül alatt az email sablon tárgyát és szövegét megadni, valamint az Email küldés témakörben írtak szerint kell eljárni.

Felszólító email egyedileg és automatikusan is küldhető.

A felszólító email szövegét egy normál email küldése esetén megszokott módon kell kitölteni. Az üzenetben használhatóak változók is, ezen szövegeket az AXEL PRO a felszólítás küldésekor automatikusan kicseréli a számlához vagy partnerhez tartozó adatokra.

Programunkból történő email küldésekor az üzenet szövege nem formázható. Betűformázás, stílus és HTML használata nem lehetséges.

Felszólítás papíron

Ahhoz, hogy az AXEL PRO papír alapú felszólítást tudjon készíteni, szükséges a Beállítások főmenüben a Működés gomb megnyomása után a Felszólítás papíron fül alatt beállítani egy Word formátumú sablont. A Word dokumentum létrehozása és kiválasztása hasonlóan működik, mint a kísérő dokumentumok esetében.

A funkció használata akkor lehetséges, ha olyan verziójú Microsoft Word program van a gépre telepítve, amely szoftverünkkel kompatibilis. Mivel a Word számos változatban, verzióban és csomagban elérhető és operációs rendszertől is függ a működés módja, így pontos típusmegjelölés nem lehetséges, ezért javasoljuk, hogy a funkció használatát mindenképpen ellenőrizze előzetesen egy demó verzióban. A funkció működéséhez a Microsoft termékében is szükség lehet különböző beállítások elvégzésére.

A Nyomtatás megtekintés nélkül kapcsoló bekapcsolt állapotában a felszólítások azonnal nyomtatásra kerülnek. Kikapcsolt állapotban felszólítás készítésekor megjelenik egy ablak, ahol további módosítások végezhetőek el nyomtatás előtt. Felszólító levél egyedileg és automatikusan is készíthető. A Word formátumú felszólító levél sablonjában ugyanazon változók használhatóak, mint amelyek az email alapú felszólításnál is.

Egyéb információk

A “Felszólítás nem készíthető, mert a partnernek nincs lejárt tartozása!” üzenet akkor jelenik meg, ha az adott partner esetében, figyelembe véve az összes fizetett és fizetetlen eladás és számla ügyletet, a részteljesítéseket és a túlfizetéseket, összességében nincs lejárt tartozása.

A “Szeretné most megjeleníteni, küldeni X darab felszólítást?” kérdést az automatikus felszólítás bekapcsolásakor teszi fel a program indításakor, ha vannak olyan ügyletek, amelyekre vonatkozóan tartozás áll fenn. Ilyenkor az üzenetben szereplő szám azt jelzi, hogy hány olyan partner van, akihez tartozóan van legalább egy olyan ügylet, amely esetén tartozás áll fenn. Ha egy ügylet esetében tartozás áll fenn, de azonos partnernek túlfizetése is van egy másik ügylet esetén, akkor a program megkérdezi, hogy szeretné-e most megjeleníteni, küldeni a felszólítást, de közvetlenül utána megjelenítheti azt is, hogy a partnernek nincs lejárt tartozása.

Az Eddigi ügyletek ablakban a bal felső sarokban található lila kör ikonon kattintva bekapcsolható, hogy megjelenjen az ügyletek mellett a Kifizetett összeg és a Tartozás értéke is. Szoftverünkben egyenlegközlő funkció nincs, de a felszólításkor az összes tartozás megjeleníthető.

A felszólítás funkció csak az AXEL PRO PLUS, EXTRA és MAX termékek esetében érhető el, az AXEL PRO LITE változatban nem.